Trong môi trường quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các công ty cổ phần với quy mô nhân sự lớn, việc duy trì kỷ luật là yếu tố sống còn để đảm bảo bộ máy vận hành trơn tru. Tuy nhiên, ranh giới giữa việc thực thi quyền hạn của người sử dụng lao động và việc xâm phạm quyền lợi hợp pháp của người lao động thường rất mong manh. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy trình xử lý kỷ luật lao động chuẩn pháp lý, giúp doanh nghiệp vừa giữ vững kỷ cương, vừa tránh được những rắc rối kiện tụng không đáng có.

1. Hiểu đúng về kỷ luật lao động theo quy định mới nhất

Theo quy định tại Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động không đơn thuần là những hình phạt, mà là tổng hợp các quy định về thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành. Người lao động có nghĩa vụ tuân thủ các quy định này để tạo ra một dây chuyền làm việc thống nhất và hiệu quả.

Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân thủ thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và được pháp luật quy định.

Khi người lao động có hành vi vi phạm các quy tắc này, doanh nghiệp có quyền áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, việc xử lý phải dựa trên nguyên tắc công bằng, khách quan và đặc biệt là phải có căn cứ từ nội quy lao động đã được đăng ký với cơ quan chức năng.

2. 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động được phép áp dụng

Pháp luật lao động Việt Nam hiện hành chỉ công nhận 04 hình thức xử lý kỷ luật chính thức. Doanh nghiệp tuyệt đối không được tự ý đặt ra các hình thức khác như phạt tiền hay cắt lương. Cụ thể, theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, các hình thức bao gồm:

• Khiển trách: Hình thức nhẹ nhất, thường áp dụng cho các vi phạm lần đầu, mức độ ít nghiêm trọng.
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Áp dụng khi hành vi vi phạm có tính chất lặp lại hoặc gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
• Cách chức: Chỉ áp dụng đối với người lao động đang giữ các chức vụ quản lý trong công ty.
• Sa thải: Đây là hình thức kỷ luật nặng nhất, dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động. Hình thức này chỉ được áp dụng trong các trường hợp đặc biệt nghiêm trọng quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 như trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật kinh doanh hoặc tự ý bỏ việc nhiều ngày không có lý do chính đáng.

3. Quy trình 4 bước xử lý kỷ luật lao động chuẩn pháp lý

Để một quyết định kỷ luật có hiệu lực và không bị tuyên vô hiệu nếu xảy ra tranh chấp, công ty cổ phần cần tuân thủ nghiêm ngặt trình tự được hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

Bước 1: Xác nhận hành vi vi phạm và lập biên bản

Nếu phát hiện vi phạm tại chỗ, người quản lý phải lập biên bản ngay lập tức. Biên bản cần có chữ ký của người làm chứng và thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Trường hợp phát hiện sau đó, doanh nghiệp phải tiến hành thu thập chứng cứ, tài liệu chứng minh lỗi của người lao động một cách khách quan.

Bước 2: Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật

Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo tính dân chủ. Doanh nghiệp phải thông báo trước ít nhất 05 ngày làm việc về thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp cho người lao động, tổ chức đại diện người lao động và người đại diện theo pháp luật (nếu người lao động dưới 15 tuổi). Cuộc họp phải được lập thành biên bản, có đầy đủ chữ ký của các thành phần tham dự.

Bước 3: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật

Trong thời hiệu quy định (thường là 06 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm), người có thẩm quyền của công ty cổ phần (thường là Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền) sẽ ban hành quyết định kỷ luật bằng văn bản. Quyết định phải nêu rõ hình thức kỷ luật và căn cứ áp dụng.

Bước 4: Thông báo công khai quyết định

Quyết định sau khi ban hành phải được gửi đến người lao động và các bên liên quan trong thời hạn quy định. Việc công khai giúp đảm bảo tính minh bạch và có tác dụng răn đe chung trong toàn doanh nghiệp.

4. Những sai lầm thường gặp và mức xử phạt hành chính

Nhiều doanh nghiệp vì muốn "giải quyết nhanh" mà bỏ qua các bước thủ tục, dẫn đến việc bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Các lỗi phổ biến bao gồm:

• Xử lý kỷ luật không đúng trình tự: Phạt tiền từ 05 - 10 triệu đồng và buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả đủ lương trong những ngày bị nghỉ việc.
• Phạt tiền, cắt lương thay cho kỷ luật: Đây là hành vi bị nghiêm cấm, doanh nghiệp sẽ bị buộc trả lại tiền đã thu của người lao động.
• Xâm phạm thân thể, nhân phẩm: Mức phạt có thể lên đến 45 triệu đồng và phải xin lỗi công khai.

Lời khuyên từ chuyên gia: Các công ty cổ phần nên xây dựng một bộ quy trình xử lý kỷ luật nội bộ chi tiết, bám sát quy định của Bộ luật Lao động 2019 và thường xuyên tập huấn cho đội ngũ quản lý cấp trung để tránh những sai sót đáng tiếc về mặt thủ tục.