Trong nỗ lực hiện đại hóa và thống nhất các biểu mẫu hành chính, Chính phủ đã ban hành những quy định mới liên quan đến hệ thống sổ sách chứng thực. Một trong những vấn đề được dư luận quan tâm nhất hiện nay chính là số phận của các cuốn sổ chứng thực cũ đang được sử dụng tại các cơ quan địa phương. Liệu chúng có còn giá trị pháp lý và thời hạn sử dụng cuối cùng là bao giờ?

Lộ trình chuyển tiếp: Sổ cũ vẫn có giá trị đến hết năm 2025

Theo quy định tại khoản 16 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 47 Nghị định 23/2015/NĐ-CP), Chính phủ đã đưa ra một lộ trình chuyển tiếp rõ ràng nhằm tránh gây xáo trộn trong hoạt động của các cơ quan tư pháp.

Cụ thể, các loại sổ chứng thực được lập trước ngày 01/11/2025 (ngày Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực) sẽ tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025. Quy định này áp dụng cho các loại sổ sau:

• Sổ chứng thực bản sao từ bản chính;
• Sổ chứng thực chữ ký hoặc chứng thực điểm chỉ;
• Sổ chứng thực chữ ký người dịch;
• Sổ chứng thực giao dịch.

"Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025."

Tại sao cần phải thay đổi mẫu sổ chứng thực?

Việc ban hành mẫu sổ mới kèm theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP không chỉ đơn thuần là thay đổi hình thức. Đây là bước đi quan trọng nhằm đồng bộ hóa dữ liệu chứng thực trên toàn quốc, phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử. Theo khoản 6 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, các loại sổ này sẽ được chuẩn hóa về ký hiệu và cách thức ghi chép.

Việc cho phép sử dụng sổ cũ đến hết năm 2025 giúp các cơ quan tận dụng hết phôi sổ đã in, tránh lãng phí ngân sách, đồng thời có đủ thời gian để tập huấn cán bộ về cách ghi chép theo mẫu mới. Từ ngày 01/01/2026, tất cả các hoạt động chứng thực bắt buộc phải thực hiện trên mẫu sổ mới để đảm bảo tính thống nhất.

Lời khuyên cho người dân và cán bộ tư pháp

Đối với người dân, các văn bản được chứng thực trong sổ cũ trước ngày 31/12/2025 vẫn hoàn toàn có giá trị pháp lý vĩnh viễn (hoặc theo thời hạn của bản chính), không cần phải đi chứng thực lại. Tuy nhiên, đối với các cán bộ tư pháp hộ tịch, cần chủ động rà soát số lượng sổ cũ còn lại để có kế hoạch chuyển đổi kịp thời, tránh tình trạng đến đầu năm 2026 vẫn sử dụng sổ cũ dẫn đến sai sót về quy trình thủ tục.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi là trách nhiệm của mỗi cán bộ để phục vụ nhân dân tốt hơn trong kỷ nguyên số.