Trong hoạt động xuất nhập khẩu, không ít doanh nghiệp rơi vào tình huống "dở khóc dở cười" khi lô hàng máy móc, thiết bị nhập khẩu đã cập cảng biển hoặc cửa khẩu quốc tế nhưng mới tá hỏa phát hiện sản phẩm thuộc danh mục bắt buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng. Việc lúng túng trong khâu xử lý thủ tục hải quan và chuyên ngành có thể khiến hàng hóa bị ách tắc, phát sinh chi phí lưu kho bãi đắt đỏ, thậm chí đối mặt với mức phạt vi phạm hành chính rất nặng.

Vậy trong tình huống này, doanh nghiệp cần bình tĩnh thực hiện những bước đi pháp lý nào để nhanh chóng đưa hàng về kho bảo quản và hoàn tất thủ tục thông quan hợp pháp?

1. Những việc cấp bách doanh nghiệp phải làm ngay khi hàng về cảng

Nguyên tắc sống còn đầu tiên là tuyệt đối không tìm cách tự ý đưa hàng ra lưu thông hay đề nghị thông quan bằng mọi giá khi chưa đăng ký kiểm tra chất lượng. Doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị logistics triển khai đồng bộ các công việc sau:

• Tra cứu và xác định chính xác danh mục quản lý: Rà soát kỹ mã HS (HS code), tên thương mại, chủng loại, thông số kỹ thuật và mục đích sử dụng để đối chiếu xem hàng hóa thuộc nhóm rủi ro trung bình, rủi ro cao hay thuộc danh mục quản lý chuyên ngành bắt buộc của Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông vận tải,...
• Đăng ký kiểm tra chất lượng trên Cổng thông tin một cửa quốc gia: Căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 83 Nghị định 37/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa, toàn bộ thủ tục đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp hệ thống gặp sự cố kỹ thuật hoặc trường hợp bất khả kháng, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ sẽ thực hiện theo cơ chế một cửa quy định tại Nghị định 85/2019/NĐ-CP.
• Nộp hồ sơ và thông báo cho cơ quan Hải quan: Nộp Bản đăng ký đã được cơ quan kiểm tra chất lượng tiếp nhận, xác nhận cho Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai để xin giải quyết mang hàng về địa điểm bảo quản hoặc tiếp tục lưu giữ theo dõi.

2. Quy trình xử lý theo mức độ rủi ro của thiết bị nhập khẩu

Cơ chế kiểm tra và thủ tục thông quan hàng hóa chịu sự chi phối trực tiếp từ phân loại nhóm rủi ro của sản phẩm.

Trường hợp 1: Thiết bị thuộc nhóm rủi ro cao

Đây là nhóm thiết bị, máy móc có nguy cơ gây mất an toàn, ảnh hưởng đến sức khỏe con người, an toàn lao động hoặc môi trường. Quy trình xử lý chia thành hai nhánh thực tế:

Khi lô hàng đã có Giấy chứng nhận hợp quy:

• Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng nộp trên hệ thống một cửa gồm: Bản đăng ký kiểm tra; Bản sao Giấy chứng nhận hợp quy; hình ảnh hoặc bản mô tả đặc tính kỹ thuật, nhãn chính và mẫu nhãn phụ bằng tiếng Việt (nếu nhãn gốc chưa đủ nội dung theo quy định).
• Cơ quan kiểm tra sẽ tiếp nhận, đối chiếu. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ phát hành Thông báo hàng hóa đáp ứng yêu cầu chất lượng nhập khẩu để doanh nghiệp nộp cho Hải quan làm thủ tục thông quan.

Khi lô hàng chưa có Giấy chứng nhận hợp quy:

Căn cứ khoản 2 Điều 83 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện theo 5 bước tuần tự:

1. Đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng trên Cổng một cửa quốc gia;
2. Nộp hồ sơ sơ bộ (Bản đăng ký, tài liệu kỹ thuật, mẫu nhãn);
3. Đề nghị cơ quan Hải quan cho phép đưa hàng về địa điểm bảo quản của doanh nghiệp;
4. Mời tổ chức chứng nhận sự phù hợp được chỉ định tiến hành lấy mẫu kiểm nghiệm, đánh giá sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN);
5. Nộp bổ sung Chứng thư giám định/Chứng nhận hợp quy để cơ quan kiểm tra ban hành Thông báo kết quả kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu.

Trường hợp 2: Hàng hóa thuộc nhóm rủi ro trung bình

Theo khoản 1 Điều 82 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, sản phẩm rủi ro trung bình thông thường không bắt buộc phải nộp kết quả kiểm tra chất lượng tại thời điểm mở tờ khai nhập khẩu nhưng doanh nghiệp phải thực hiện công bố hợp quy trước khi đưa hàng ra lưu thông trên thị trường hoặc áp dụng các biện pháp quản lý chất lượng theo pháp luật chuyên ngành.

3. Điều kiện và thủ tục đưa hàng về kho doanh nghiệp để bảo quản

Nhằm giảm áp lực chi phí lưu kho bãi tại cảng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp có thể xin mang hàng về kho riêng bảo quản.

Theo quy định tại Thông tư 121/2025/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 32 Thông tư 38/2015/TT-BTC) và Điều 9 Nghị định 08/2015/NĐ-CP:

• Chi cục Hải quan sẽ phản hồi phê duyệt cho phép đưa hàng về địa điểm bảo quản trên Hệ thống chậm nhất trong 01 giờ làm việc kể từ khi hoàn thành kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Nghĩa vụ trong thời gian bảo quản: Hàng hóa đưa về kho phải giữ nguyên hiện trạng, niêm phong (nếu có). Doanh nghiệp tuyệt đối không được bán, chuyển giao, lắp đặt vận hành sử dụng thương mại trước khi có quyết định thông quan.
• Trường hợp cơ quan kiểm tra bắt buộc phải chạy thử máy móc tại cơ sở thì doanh nghiệp phải gửi văn bản thông báo trước cho cơ quan Hải quan giám sát.
• Thời hạn nộp kết quả kiểm tra: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày đưa hàng về địa điểm bảo quản, doanh nghiệp phải nộp kết quả kiểm tra chuyên ngành cho cơ quan hải quan (trừ trường hợp việc kiểm tra kéo dài và có văn bản xác nhận từ cơ quan chuyên ngành). Nếu quá hạn 30 ngày mà không nộp và không có lý do chính đáng, doanh nghiệp sẽ bị xử lý vi phạm và bị tước quyền xin đưa hàng về bảo quản cho các lô hàng kế tiếp.

4. Điều kiện để lô hàng chính thức được thông quan

Theo Điều 24 Nghị định 85/2019/NĐ-CP và Điều 34 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC), công chức hải quan chỉ ban hành quyết định thông quan hàng hóa khi đáp ứng đủ các chứng từ pháp lý:

• Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng đạt yêu cầu nhập khẩu;
• Thông báo miễn kiểm tra chất lượng do cơ quan quản lý chuyên ngành cấp (nếu thuộc diện miễn trừ);
• Chứng thư giám định, đánh giá sự phù hợp của tổ chức chỉ định được pháp luật chuyên ngành cho phép sử dụng để thông quan.

5. Chế tài xử phạt nghiêm khắc nếu doanh nghiệp tự ý đưa hàng ra sử dụng hoặc tiêu thụ

Hành vi coi thường quy định kiểm tra chuyên ngành sẽ bị xử phạt hành chính vô cùng nghiêm khắc theo quy định tại Điều 19 Nghị định 169/2026/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan:

• Hành vi vi phạm: Nhập khẩu hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành mà không có thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc hàng không đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật.
• Khung tiền phạt theo giá trị tang vật:
  • Tang vật có trị giá dưới 20 triệu đồng: Phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng;
  • Tang vật từ 20 triệu đến dưới 30 triệu đồng: Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng;
  • Tang vật từ 30 triệu đến dưới 50 triệu đồng: Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng;
  • Tang vật từ 50 triệu đến dưới 100 triệu đồng: Phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng;
  • Tang vật từ 100 triệu đồng trở lên: Phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng (nếu không bị truy cứu trách nhiệm hình sự).
• Tăng nặng gấp 2 lần tiền phạt: Trường hợp người khai hải quan để quá thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng về đến cửa khẩu mới nộp hồ sơ hải quan thì mức tiền phạt sẽ bị nhân đôi (x2).
• Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc buộc tái xuất trong thời hạn 30 ngày. Trường hợp hàng hóa đã bị tự ý tiêu thụ, tẩu tán thì buộc nộp lại toàn bộ số tiền bằng trị giá tang vật đã tiêu thụ trái phép.

Như vậy, khi phát hiện hàng hóa chưa đăng ký kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp cần nhanh chóng phối hợp chặt chẽ với cơ quan kiểm tra chuyên ngành và chi cục hải quan để hoàn tất thủ tục đăng ký trực tuyến, làm đơn đưa hàng về kho bảo quản đúng quy định, tránh rủi ro bị xử phạt và buộc tái xuất toàn bộ lô hàng giá trị cao.