Trong quản trị nhân sự, việc xử lý kỷ luật lao động là một trong những hoạt động nhạy cảm và phức tạp nhất. Để đảm bảo tính nghiêm minh nhưng vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật, người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý đến các nguyên tắc, thời hiệu và đặc biệt là thẩm quyền ủy quyền xử lý kỷ luật theo các quy định mới nhất tính đến thời điểm năm 2019.

5 nguyên tắc "vàng" khi xử lý kỷ luật lao động

Nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động và tránh việc chủ doanh nghiệp lạm quyền, Bộ Luật lao động 2012 đã quy định rất rõ 05 nguyên tắc cốt lõi tại Điều 123:

• Nghĩa vụ chứng minh: Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Đồng thời, phải đảm bảo cho người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức đại diện tập thể lao động bào chữa.
• Sự tham gia của tổ chức đại diện: Cuộc họp xử lý kỷ luật phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.
• Nguyên tắc không trùng lặp: Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm.
• Xử lý hành vi nặng nhất: Khi một người lao động có nhiều hành vi vi phạm cùng lúc thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
• Các trường hợp miễn trừ tạm thời: Không được xử lý kỷ luật đối với người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, tạm giữ, tạm giam, lao động nữ có thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi...

"Không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian: Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động; Đang bị tạm giữ, tạm giam..." (Trích khoản 4 Điều 123 Bộ Luật lao động 2012)

Thời hiệu xử lý kỷ luật: Chậm chân là mất quyền

Theo Điều 124 Bộ Luật lao động 2012, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Riêng đối với các hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ hoặc bí mật kinh doanh, thời hiệu có thể kéo dài đến 12 tháng.

Việc nắm vững thời hiệu này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng để sự việc trôi qua quá lâu mới xử lý, dẫn đến việc quyết định kỷ luật không còn giá trị pháp lý và có thể bị người lao động khiếu nại ngược lại.

Ủy quyền xử lý kỷ luật: Điểm mới từ Nghị định 148/2018/NĐ-CP

Đây là nội dung quan trọng nhất mà các nhà quản lý cần lưu ý. Trước đây, thẩm quyền xử lý kỷ luật thường gây tranh cãi, nhưng kể từ khi Nghị định 148/2018/NĐ-CP có hiệu lực (15/12/2018), quy định đã trở nên rõ ràng hơn.

Ai là người có thẩm quyền ra quyết định?

Căn cứ Nghị định 148/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 05/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động là người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định trong nội quy lao động của doanh nghiệp.

Giới hạn quyền hạn của người được ủy quyền

Theo hướng dẫn tại Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH, việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản. Tuy nhiên, người được ủy quyền không có toàn quyền như người đứng đầu:

• Người được ủy quyền chỉ được triệu tập và chủ trì cuộc họp xử lý kỷ luật lao động.
• Người được ủy quyền chỉ được ra quyết định kỷ luật theo hình thức khiển trách.
• Đối với các hình thức kỷ luật nặng hơn (kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải), người được ủy quyền phải hoàn thiện hồ sơ và trình người sử dụng lao động (người có thẩm quyền chính thức) xem xét và ký quyết định.

Việc lạm dụng ủy quyền hoặc người được ủy quyền tự ý ký quyết định sa thải mà không có thẩm quyền sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Doanh nghiệp có thể phải bồi thường và nhận lại người lao động nếu bị tòa án tuyên bố quyết định kỷ luật trái pháp luật.

Để đảm bảo an toàn pháp lý, các doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình ủy quyền và nội quy lao động của mình sao cho phù hợp với các văn bản hướng dẫn mới nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình thực hiện, quý độc giả nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để tránh những rủi ro không đáng có.