Hồ sơ phòng cháy chữa cháy, cứu nạn cứu hộ không đơn thuần là một thủ tục hành chính lưu trữ trên giấy tờ, mà chính là "lá chắn" pháp lý và căn cứ cốt lõi bảo vệ tính mạng người lao động cùng tài sản doanh nghiệp. Việc thiết lập, quản lý và cập nhật đầy đủ bộ hồ sơ theo chuẩn quy định mới nhất giúp cơ sở luôn trong tư thế chủ động trước các đợt kiểm tra liên ngành, tránh nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính, tạm đình chỉ hoặc thậm chí đình chỉ hoạt động kinh doanh.

Căn cứ quy định mới nhất tại Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024, Nghị định 105/2025/NĐ-CP và Nghị định 347/2026/NĐ-CP, dưới đây là cẩm nang chi tiết toàn bộ thành phần hồ sơ PCCC, phương án cứu hộ cứu nạn và các chế tài cần đặc biệt lưu ý.

1. Danh mục 14 loại tài liệu trong hồ sơ phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ của cơ sở

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP (được hoàn thiện cùng các biểu mẫu cập nhật tại Nghị định 347/2026/NĐ-CP), người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm lập, theo dõi và định kỳ cập nhật hồ sơ về PCCC và cứu nạn, cứu hộ bao gồm 14 nhóm tài liệu sau:

• Phiếu thông tin của cơ sở: Lập theo Mẫu số PC01 quy định kèm theo Nghị định 347/2026/NĐ-CP.
• Nội quy phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ: Văn bản ban hành nội bộ quy định chi tiết các nguyên tắc an toàn, quản lý nguồn lửa, nguồn nhiệt và hành lang thoát nạn.
• Văn bản thẩm duyệt, thẩm định và nghiệm thu thiết kế PCCC: Giấy chứng nhận hoặc văn bản thẩm duyệt thiết kế PCCC, văn bản thẩm định thiết kế, kèm theo văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành công trình/hạng mục công trình đưa vào sử dụng theo quy chuẩn xây dựng.
• Quyết định nhân sự và chứng nhận huấn luyện PCCC: Quyết định thành lập Đội PCCC & CNCH cơ sở hoặc Đội chuyên ngành (hoặc văn bản phân công người phụ trách nhiệm vụ) kèm theo thông báo kết quả huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ định kỳ.
• Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở: Lập theo chuẩn Mẫu số PC06 quy định tại Nghị định 105/2025/NĐ-CP do người đứng đầu cơ sở phê duyệt.
• Sổ theo dõi phương tiện PCCC và cứu nạn, cứu hộ: Quản lý, thống kê và cập nhật tình trạng phương tiện, thiết bị theo hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 36/2025/TT-BCA của Bộ Công an.
• Biên bản tự kiểm tra về PCCC: Thực hiện tự kiểm tra thường xuyên, lập biên bản theo chuẩn Mẫu số PC02 quy định tại Nghị định 105/2025/NĐ-CP để kịp thời khắc phục tồn tại.
• Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC & CNCH: Định kỳ lập báo cáo gửi cơ quan chức năng quản lý theo Mẫu số PC04 quy định tại Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc: Bản sao hoặc chứng từ xác nhận việc tham gia bảo hiểm cháy, nổ theo đúng quy định pháp luật.
• Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC: Toàn bộ hồ sơ hoàn công các hạng mục PCCC, hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động đối với công trình thuộc diện thẩm định thiết kế.
• Thông báo kết quả xác minh, giải quyết sự cố cháy (nếu có): Tài liệu kết luận vụ việc của cơ quan Công an có thẩm quyền khi từng xảy ra sự cố.
• Biên bản kiểm tra an toàn PCCC của cơ quan chức năng: Các biên bản kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của UBND cấp xã, cơ quan Công an hoặc cơ quan chuyên môn về xây dựng.
• Các quyết định hành chính, biên bản xử phạt hoặc văn bản kiến nghị: Hồ sơ lưu trữ văn bản kiến nghị, biên bản vi phạm, quyết định xử phạt, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoặc phục hồi hoạt động (nếu có).
• Văn bản phân công trách nhiệm kiểm tra an toàn: Văn bản giao nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ chuyên trách thực hiện kiểm tra PCCC tại cơ sở.

Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ và chuẩn bị phương án chữa cháy cơ sở giúp hạn chế tối đa rủi ro hỏa hoạn (ảnh minh họa)

2. Quy định bắt buộc về hình thức lưu trữ và thời hạn bảo quản hồ sơ PCCC

Căn cứ khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, công tác quản lý hồ sơ PCCC tại cơ sở hiện đại đã có những bước chuyển mình mạnh mẽ:

• Phương thức lưu trữ linh hoạt: Doanh nghiệp và cơ sở được phép lưu trữ hồ sơ dưới dạng tài liệu giấy, tài liệu điện tử, hoặc kết hợp đồng thời cả tài liệu giấy và tài liệu số nhằm phục vụ số hóa công tác quản lý và thuận tiện khi trích xuất dữ liệu làm việc với cơ quan kiểm tra.
• Thời hạn bảo quản tối thiểu 05 năm: Đối với các tài liệu mang tính chất định kỳ biến động như Biên bản tự kiểm tra (Mẫu PC02), Báo cáo kết quả PCCC (Mẫu PC04), Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ bắt buộc, Thông báo kết quả điều tra vụ cháy và Biên bản/Quyết định xử phạt vi phạm hành chính, người đứng đầu cơ sở bắt buộc phải lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ năm lập hoặc ban hành.

3. Nội quy PCCC và cứu nạn, cứu hộ: Doanh nghiệp cần xây dựng những nội dung gì?

Nội quy an toàn PCCC không được sao chép sơ sài hay mang tính hình thức, mà phải bám sát điều kiện hạ tầng, công năng của từng khu vực. Theo quy định tại Nghị định 105/2025/NĐ-CP, nội quy bắt buộc phải bao gồm 3 trụ cột căn bản:

1. Quản lý nguồn lửa, nguồn nhiệt, nguồn điện: Quy định chặt chẽ quy trình sử dụng thiết bị điện công suất lớn, nghiêm cấm câu móc tùy tiện; quản lý các khu vực sinh nhiệt, tồn trữ hoặc sử dụng hóa chất, chất dễ bắt cháy, khí đốt hóa lỏng.
2. Quy chế bảo quản và sử dụng phương tiện PCCC: Xác định rõ vị trí đặt bình chữa cháy, lăng vòi, họng nước, hệ thống báo cháy tự động; nghiêm cấm việc che khuất, tự ý di dời hoặc sử dụng thiết bị PCCC vào mục đích cá nhân.
3. Quy trình xử lý khẩn cấp khi xảy ra sự cố: Hướng dẫn cụ thể các bước báo động, cắt cầu dao điện tổng, thao tác dập lửa ban đầu, hướng dẫn thoát hiểm và thông báo khẩn cấp cho lực lượng Cảnh sát PCCC & CNCH chuyên nghiệp (qua số 114 hoặc cơ quan Công an gần nhất).

Nội quy phải được ban hành bằng văn bản, niêm yết tại các vị trí nổi bật, dễ nhìn, cửa ra vào, khu vực sản xuất và những nơi tiềm ẩn nguy cơ cháy, nổ cao.

4. Chi tiết 5 nội dung cốt lõi của Phương án PCCC theo Mẫu số PC06

Tại Điều 15 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở do chính người đứng đầu cơ sở phê duyệt bắt buộc phải làm rõ 5 phương diện cốt tử:

• Thông tin cơ bản của cơ sở: Thể hiện địa chỉ, cơ cấu mặt bằng, người đại diện theo pháp luật, điện thoại liên lạc; thống kê chi tiết lực lượng PCCC tại chỗ, số lượng bình chữa cháy, bể nước cứu hỏa, máy bơm và nguồn nước hỗ trợ lân cận.
• Đặc điểm nguy hiểm cháy nổ và sơ đồ thoát nạn: Phân tích đặc tính cháy của nguyên vật liệu, cấu kiện nhà xưởng; sơ đồ chi tiết các hành lang, cầu thang thoát nạn, lối thoát hiểm khẩn cấp và vị trí đấu nối của xe chữa cháy chuyên dụng.
• Danh bạ đầu mối khẩn cấp: Liệt kê đầy đủ danh sách liên hệ gồm Công an phường/xã, Đội Cảnh sát PCCC phụ trách địa bàn, cơ sở y tế gần nhất, trạm cấp nước và đơn vị điện lực.
• Giả định các tình huống cháy phức tạp nhất: Xây dựng các kịch bản hỏa hoạn giả định trong và ngoài giờ làm việc tại các khu vực nhạy cảm nhất (kho chứa hàng, phòng máy chủ, xưởng sản xuất), đồng thời hoạch định rõ phương án sơ tán người và tài sản ứng với từng tình huống.
• Biện pháp an toàn đặc thù: Dự liệu các yếu tố sụp đổ công trình, phát sinh khí độc hoặc nguy cơ nổ bình khí nén để bảo vệ an toàn tuyệt đối cho người tham gia chữa cháy.

5. Điểm danh 11 hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động PCCC và cứu nạn, cứu hộ

Nhằm siết chặt kỷ cương và nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, Điều 14 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 đã quy định 11 hành vi bị pháp luật nghiêm cấm:

1. Cố ý gây cháy, nổ, sự cố, tai nạn hoặc xúi giục, kích động, lôi kéo người khác thực hiện hành vi gây thiệt hại tính mạng, tài sản, kinh tế, môi trường và trật tự an toàn xã hội.
2. Xúc phạm danh dự, đe dọa, cản trở hoặc chống đối lực lượng thực thi nhiệm vụ PCCC và cứu nạn, cứu hộ.
3. Lợi dụng, lạm dụng nhiệm vụ PCCC & CNCH để thực hiện hành vi nhũng nhiễu, vụ lợi, vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
4. Lợi dụng việc tham gia cứu hộ, chữa cháy để thực hiện hành vi chiếm đoạt tài sản hoặc các hành vi vi phạm pháp luật khác.
5. Làm giả, làm sai lệch kết quả kiểm tra nghiệm thu hoặc thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy.
6. Báo cháy giả, báo tin sự cố, tai nạn cứu hộ cứu nạn sai sự thật đến cơ quan chức năng.
7. Sản xuất, tàng trữ, buôn bán, vận chuyển hoặc sử dụng trái phép các chất, hàng hóa nguy hiểm về cháy, nổ.
8. Tự ý chuyển đổi, bổ sung công năng sử dụng công trình, hạng mục công trình mà không bảo đảm điều kiện an toàn PCCC theo quy định của pháp luật.
9. Kinh doanh, phân phối phương tiện, thiết bị PCCC và cứu nạn, cứu hộ không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, không có chứng nhận kiểm định hoặc không đúng quy chuẩn công bố áp dụng.
10. Hủy hoại, cố ý làm hư hại phương tiện PCCC; tự ý xê dịch, che khuất biển chỉ dẫn, bình chữa cháy; cản trở hoặc làm mất tác dụng của đường, lối thoát nạn, giải pháp ngăn cháy lan.
11. Lấn chiếm lòng đường, vỉa hè, dựng rào chắn hoặc tạo vật cản gây ách tắc, cản trở khả năng tiếp cận hiện trường của xe chữa cháy và phương tiện cơ giới cứu nạn.

Cá nhân, người đứng đầu cơ sở vi phạm một trong các hành vi nêu trên sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định tại Nghị định 106/2025/NĐ-CP với các mức phạt tiền lên tới hàng trăm triệu đồng, áp dụng hình thức phạt bổ sung tước giấy phép hoạt động, đình chỉ kinh doanh hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp: Hãy chủ động rà soát lại toàn bộ 14 đầu mục hồ sơ quản lý PCCC ngay hôm nay. Việc hoàn thiện hồ sơ chuẩn chỉnh và thường xuyên tổ chức tự kiểm tra sẽ giúp cơ sở vận hành an tâm, bảo vệ trọn vẹn thành quả sản xuất kinh doanh.