Quyết toán thuế TNCN - Nhiệm vụ không thể lơ là của doanh nghiệp và người lao động

Trong môi trường kinh doanh hiện nay, việc tuân thủ các quy định về thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là thước đo sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thường phát sinh nhiều tình huống phức tạp do sự đa dạng trong cơ cấu nhân sự và các khoản chi trả thu nhập. Việc nắm vững quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn là chìa khóa để tránh những khoản phạt không đáng có.

Ai là đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế TNCN?

1. Đối với doanh nghiệp (Tổ chức trả thu nhập)

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN thay cho các cá nhân có ủy quyền, bất kể có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Tuy nhiên, cần lưu ý các trường hợp đặc biệt sau:

• Trường hợp phải quyết toán: Doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện khai quyết toán thuế năm để quyết toán thay cho cá nhân có ủy quyền.
• Trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp: Khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, nếu người lao động được điều chuyển sang tổ chức mới, doanh nghiệp mới có trách nhiệm quyết toán thuế thay cho người lao động dựa trên chứng từ của tổ chức cũ.
• Trường hợp không phải quyết toán: Doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm thì không phải thực hiện tờ khai quyết toán thuế TNCN.

2. Đối với người lao động (Cá nhân cư trú)

Người lao động làm việc tại Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần xác định mình thuộc diện nào để chủ động thực hiện nghĩa vụ:

• Bắt buộc trực tiếp quyết toán: Nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa muốn hoàn/bù trừ nhưng không đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp.
• Được ủy quyền quyết toán: Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và đang làm việc thực tế tại doanh nghiệp tại thời điểm quyết toán.
• Miễn quyết toán: Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2025 bạn cần nhớ

Việc chậm trễ trong nộp hồ sơ có thể dẫn đến các mức phạt hành chính nặng nề. Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn được quy định cụ thể như sau:

• Đối với doanh nghiệp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/03).
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 30/04). Nếu ngày cuối cùng trùng ngày nghỉ, thời hạn sẽ được tính sang ngày làm việc tiếp theo.

"Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế..."

Hồ sơ và quy trình thực hiện chuẩn xác

Để quá trình quyết toán diễn ra suôn sẻ, kế toán doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu theo Thông tư 80/2021/TT-BTC:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN.
2. Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN).
3. Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần (Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN).
4. Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN).

Lời khuyên từ chuyên gia: Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát mã số thuế người phụ thuộc và các chứng từ khấu trừ thuế từ sớm để tránh tình trạng quá tải hệ thống vào những ngày cuối cùng của thời hạn quyết toán.