Khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp khi phát sinh chi trả thu nhập. Tuy nhiên, việc xác định chu kỳ khai thuế theo tháng hay theo quý vẫn là bài toán khiến nhiều kế toán doanh nghiệp tư nhân lúng túng.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả thu nhập cho người lao động và thực hiện kê khai với cơ quan thuế. Điểm mấu chốt cần lưu ý là nếu trong tháng hoặc quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì doanh nghiệp không phải nộp tờ khai của kỳ đó.

1. Nguyên tắc xác định chu kỳ khai thuế: Tháng hay Quý?

Việc xác định khai thuế theo tháng hay quý không được thay đổi tùy tiện mà phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán cho cả năm tính thuế. Căn cứ vào Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, các tiêu chí xác định như sau:

• Khai thuế theo tháng: Áp dụng đối với doanh nghiệp phát sinh số thuế khấu trừ trong tháng của ít nhất một loại tờ khai thuế TNCN từ 50 triệu đồng trở lên, trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý.
• Khai thuế theo quý: Áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý hoặc doanh nghiệp không thuộc diện khai thuế theo tháng.

Tình huống thực tế: Giả sử một doanh nghiệp tư nhân mới thành lập và chọn khai thuế GTGT theo quý. Dù trong quý đó, số thuế TNCN khấu trừ có lên tới 100 triệu đồng thì doanh nghiệp vẫn thực hiện khai thuế TNCN theo quý theo đúng chu kỳ của thuế GTGT.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế: Đừng để quá hạn!

Thời hạn nộp hồ sơ là "vạch kẻ đỏ" mà kế toán tuyệt đối không được bước qua để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Cụ thể:

Theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019:

1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Như vậy, đối với kỳ tính thuế năm 2026, nếu doanh nghiệp khai theo quý, hạn chót nộp tờ khai Quý I/2026 sẽ là ngày 04/05/2026 (do ngày 30/4 và 01/5 là ngày lễ).

3. Thành phần hồ sơ khai thuế TNCN định kỳ

Hồ sơ khai thuế phải được chuẩn bị đầy đủ theo mẫu quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tùy vào loại thu nhập chi trả, hồ sơ bao gồm:

• Mẫu 05/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Mẫu 06/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền...
• Các bảng kê đính kèm: Đối với các doanh nghiệp đặc thù như xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người thực hiện khai thuế không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

Việc nắm vững các quy định về nộp tờ khai thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tư nhân tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành của bộ phận kế toán, giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động kinh doanh.