Trong môi trường quản trị doanh nghiệp, kỷ luật lao động không chỉ là công cụ để duy trì trật tự mà còn là thước đo tính chuyên nghiệp và thượng tôn pháp luật của người sử dụng lao động. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít doanh nghiệp tư nhân đã phải nhận 'trái đắng' khi bị người lao động kiện ngược do vi phạm quy trình xử lý kỷ luật. Vậy làm thế nào để thực hiện đúng quy định tại Bộ luật Lao động 2019?

Các hình thức kỷ luật "thép" mà doanh nghiệp được phép áp dụng

Theo quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được phép áp dụng 04 hình thức xử lý kỷ luật sau đây:

• Khiển trách: Thường áp dụng cho các vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ.
• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Áp dụng khi người lao động tái phạm hoặc vi phạm mức độ trung bình theo nội quy.
• Cách chức: Dành cho các vị trí quản lý, lãnh đạo vi phạm nghiêm trọng.
• Sa thải: Hình thức nặng nhất, chấm dứt quan hệ lao động ngay lập tức.

Đặc biệt, hình thức sa thải chỉ được áp dụng trong các trường hợp cực kỳ nghiêm trọng được liệt kê tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, dùng ma túy tại nơi làm việc hoặc tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày mà không có lý do chính đáng.

Những nguyên tắc "vàng" để cuộc họp kỷ luật diễn ra đúng luật

Việc xử lý kỷ luật không thể thực hiện một cách tùy tiện. Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 đã thiết lập những nguyên tắc bắt buộc mà doanh nghiệp phải tuân thủ:

"1. Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
2. Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét xử lý kỷ luật là thành viên;
3. Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa..."

Doanh nghiệp cần lưu ý tuyệt đối không được xử lý kỷ luật đối với người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm đau, điều dưỡng, đang bị tạm giữ, tạm giam, hoặc lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Trình tự 3 bước xử lý kỷ luật không thể bỏ qua

Dựa trên hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy trình chuẩn bao gồm:

Bước 1: Lập biên bản và thông báo mời họp. Khi phát hiện vi phạm, doanh nghiệp phải lập biên bản ngay. Sau đó, gửi thông báo mời họp trước ít nhất 05 ngày làm việc cho các bên liên quan theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật. Cuộc họp phải được ghi biên bản chi tiết, có chữ ký của các thành viên tham dự. Nếu người lao động không đến họp sau 03 lần thông báo, doanh nghiệp có quyền tiến hành họp vắng mặt.

Bước 3: Ban hành quyết định kỷ luật. Người có thẩm quyền ký kết hợp đồng lao động sẽ ban hành quyết định kỷ luật trong thời hiệu quy định và gửi đến người lao động cùng tổ chức đại diện tập thể lao động.

Tạm đình chỉ công việc: Con dao hai lưỡi nếu dùng sai cách

Trong một số trường hợp phức tạp, doanh nghiệp có thể tạm đình chỉ công việc của người lao động để xác minh. Tuy nhiên, theo Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn tạm đình chỉ không được quá 15 ngày (trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày). Trong thời gian này, người lao động vẫn được tạm ứng 50% tiền lương. Nếu sau đó người lao động không bị xử lý kỷ luật, doanh nghiệp phải trả đủ tiền lương cho thời gian tạm đình chỉ.

Lời khuyên pháp lý: Để tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp tư nhân nên xây dựng một Nội quy lao động chặt chẽ, được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước và phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên. Mọi bước đi trong quy trình kỷ luật cần được lưu trữ hồ sơ giấy tờ đầy đủ để làm bằng chứng trước tòa nếu có tranh chấp xảy ra.