Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi các thông tin liên quan đến văn phòng đại diện như tên gọi, địa chỉ trụ sở hoặc người đứng đầu là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh các rủi ro bị xử phạt hành chính, chủ sở hữu Công ty TNHH Một thành viên cần nắm vững các quy định về trình tự và hồ sơ thông báo thay đổi.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh thủ tục năm 2018

Tính đến thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp và thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của đơn vị trực thuộc được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78/2015/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018);
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Các trường hợp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động

Theo quy định tại Điều 48 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày có thay đổi các nội dung sau:

• Thay đổi tên văn phòng đại diện;
• Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở văn phòng đại diện;
• Thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Thay đổi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện.

Thành phần hồ sơ chi tiết cho Công ty TNHH Một thành viên

Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: Sử dụng mẫu Phụ lục II-13 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Quyết định của chủ sở hữu công ty: Văn bản bằng văn bản của chủ sở hữu về việc thay đổi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện.
3. Giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản sao hợp lệ thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện (trong trường hợp thay đổi người đứng đầu).
4. Văn bản ủy quyền: Trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.

Mẫu Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn mà doanh nghiệp cần kê khai:

(TÊN DOANH NGHIỆP) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …………..	……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: .....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): ..........................

Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện sau:

Tên văn phòng đại diện: .............................................................................................

Mã số văn phòng đại diện: ..........................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD: ..........................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ............................................................................

Nội dung đăng ký thay đổi:

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Trình tự thực hiện thủ tục tại cơ quan chức năng

Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện hoặc nộp qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ thực hiện thay đổi nội dung đăng ký hoạt động và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mới.

Bước 3: Nhận kết quả
Doanh nghiệp căn cứ vào ngày hẹn trên Giấy biên nhận để đến nhận kết quả hoặc nhận qua đường bưu điện.

Lưu ý quan trọng về thời hạn và xử phạt vi phạm

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mốc thời gian 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc chậm trễ trong việc thông báo có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Cụ thể, mức phạt có thể từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng tùy vào thời gian chậm nộp.

Ngoài ra, sau khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác quận/huyện hoặc khác tỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ trước khi đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh để đảm bảo quy trình thông suốt.