Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như tái cơ cấu, gặp khó khăn về tài chính hay thay đổi chiến lược, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án tạm dừng hoạt động. Tuy nhiên, việc tạm ngừng kinh doanh không đơn thuần là đóng cửa văn phòng mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các trình tự pháp lý để tránh những rủi ro về thuế và pháp lý sau này.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động tạm ngừng kinh doanh năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, các hoạt động liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và tạm ngừng hoạt động được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 151/2014/TT-BTC hướng dẫn về quản lý thuế.

Quy định về thời hạn thông báo và thời gian tạm ngừng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 200 Luật Doanh nghiệp 2014:

"Doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh cho cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 15 ngày trước ngày tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh."

Lưu ý về thời gian:

• Thời hạn tạm ngừng kinh doanh ghi trong thông báo không được quá 01 năm.
• Sau khi hết thời hạn đã thông báo, nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục tạm ngừng kinh doanh thì phải thông báo tiếp cho Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được quá 02 năm.

Chi tiết bộ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh năm 2019

Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau theo hướng dẫn tại Điều 57 Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT:

1. Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh: Sử dụng mẫu Phụ lục II-21 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.
2. Quyết định và bản sao biên bản họp:
   • Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.
   • Đối với Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.
   • Đối với Công ty cổ phần: Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị.
   • Đối với Công ty hợp danh: Quyết định và biên bản họp của các thành viên hợp danh.
3. Văn bản ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trình tự thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ và cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả
Doanh nghiệp nhận Giấy xác nhận theo lịch hẹn. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Giải đáp thắc mắc: Có phải thông báo với cơ quan Thuế không?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp quan tâm. Theo quy định tại Điều 14 Thông tư 151/2014/TT-BTC, cơ chế liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế đã được thiết lập:

"Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế biết về thông tin người nộp thuế tạm ngừng kinh doanh chậm nhất không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của người nộp thuế."

Như vậy, doanh nghiệp không phải nộp thêm hồ sơ thông báo cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các nghĩa vụ sau trong thời gian tạm ngừng:

• Nếu tạm ngừng trọn năm dương lịch hoặc năm tài chính: Không phải nộp hồ sơ khai thuế năm đó.
• Nếu tạm ngừng không trọn năm: Vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế quý, quyết toán thuế năm cho những tháng còn hoạt động.
• Về lệ phí môn bài: Nếu tạm ngừng trọn năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12) và đã nộp hồ sơ tạm ngừng trước ngày 30/01 thì không phải nộp lệ phí môn bài năm đó.

Việc nắm vững các quy định trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh một cách thuận lợi, đúng pháp luật và bảo vệ quyền lợi tối đa cho đơn vị mình trong giai đoạn khó khăn.