Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình thủ tục hành chính mà còn mở ra những phương thức tương tác hoàn toàn mới giữa cơ quan công quyền và nhân dân. Một trong những bước tiến quan trọng mang tính đột phá là hình thức tiếp công dân trực tuyến (tiếp công dân online). Cơ chế này tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mà không bị rào cản bởi khoảng cách địa lý hay các trở ngại thời tiết, thiên tai.

Vậy cụ thể tiếp công dân online được hiểu như thế nào? Những trường hợp nào được tổ chức tiếp công dân trực tuyến và các điều kiện hạ tầng kỹ thuật cần đáp ứng ra sao? Hãy cùng phân tích chi tiết các quy định pháp lý mới nhất theo Nghị định 154/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Tiếp công dân.

1. Tiếp công dân online là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 154/2026/NĐ-CP, tiếp công dân trực tuyến được xác định là hình thức tiếp công dân được thực hiện thông qua môi trường điện tử, sử dụng các thiết bị truyền hình trực tuyến, phần mềm ứng dụng chuyên dụng và mạng Internet tại Trụ sở tiếp công dân hoặc địa điểm tiếp công dân được ấn định. Mục đích nhằm kết nối trực tiếp, thông suốt giữa người tiếp công dân (hoặc lãnh đạo cơ quan chủ trì) với người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

Bản chất của hình thức này là sự kết hợp giữa quy trình tiếp công dân truyền thống với hạ tầng công nghệ số hiện đại. Cho dù người chủ trì buổi tiếp, các cơ quan chuyên môn phối hợp hay người dân đang ở những vị trí địa lý khác nhau (tại các điểm cầu trực tuyến), tất cả các bên tham gia vẫn có thể theo dõi đầy đủ, rõ ràng hình ảnh, âm thanh tương tác cùng một thời điểm thời gian thực. Hình thức tiếp công dân trực tuyến có giá trị pháp lý tương đương với việc tiếp công dân trực tiếp tại trụ sở, bảo đảm đầy đủ quyền và nghĩa vụ của các bên theo luật định.

2. Những trường hợp nào được tổ chức tiếp công dân online?

Không phải mọi vụ việc đều bắt buộc hoặc áp dụng tràn lan hình thức trực tuyến. Nhằm bảo đảm tính hiệu quả, tính nghiêm túc và phù hợp với thực tiễn, tại Điều 20 Nghị định 154/2026/NĐ-CP đã quy định rõ người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền sẽ xem xét, quyết định tổ chức tiếp công dân trực tuyến đối với các trường hợp cụ thể sau đây:

• Vụ việc phức tạp, kéo dài, liên quan nhiều cơ quan: Các vụ việc khiếu nại, kiến nghị, phản ánh có tính chất phức tạp, tồn đọng qua nhiều năm, đòi hỏi sự tham gia phối hợp giải quyết đồng bộ của nhiều cơ quan, tổ chức ở các cấp khác nhau, hoặc cần sự chỉ đạo, đối thoại trực tiếp của lãnh đạo cơ quan cấp cao đang ở các điểm cầu cách xa địa bàn vụ việc.
• Hỗ trợ công dân thuộc đối tượng đặc thù, vùng khó khăn: Trường hợp người khiếu nại, kiến nghị, phản ánh cư trú tại vùng sâu, vùng xa, vùng biên giới, hải đảo, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. Đồng thời, áp dụng ưu tiên đối với công dân thuộc đối tượng chính sách, người gia đình có công, người già yếu, khuyết tật có khó khăn trong di chuyển và có nguyện vọng được tiếp trực tuyến.
• Ứng phó tình huống khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh: Các vụ việc phát sinh trong bối cảnh địa phương hoặc cả nước gặp thiên tai, bão lũ, dịch bệnh, hoặc xuất hiện các lý do về an toàn, an ninh, trật tự xã hội khiến cho việc tổ chức tiếp công dân trực tiếp gặp khó khăn hoặc không thể triển khai trực tiếp.
• Vụ việc tố cáo phức tạp đảm bảo điều kiện bảo mật: Các vụ việc tố cáo có tình tiết phức tạp nhưng người tố cáo không có yêu cầu bảo vệ bí mật danh tính hay thông tin cá nhân của mình, đồng thời cơ quan chủ trì tiếp công dân bảo đảm đầy đủ các điều kiện kỹ thuật về an toàn, an ninh mạng và bảo mật thông tin.
• Các vụ việc khác theo yêu cầu thực tiễn: Căn cứ vào tình hình thực tế và năng lực đáp ứng của hạ tầng công nghệ, người đứng đầu cơ quan tiếp công dân có thể linh hoạt quyết định tổ chức tiếp trực tuyến nhằm phục vụ tốt nhất lợi ích hợp pháp của người dân.

3. Để tổ chức tiếp công dân online cần bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật và an toàn nào?

Việc tiếp công dân trực tuyến không chỉ đơn thuần là cuộc gọi video thông thường mà đòi hỏi quy chuẩn khắt khe về mặt pháp lý lẫn hạ tầng công nghệ. Căn cứ Điều 18 Nghị định 154/2026/NĐ-CP, cơ quan tổ chức buổi tiếp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đảm bảo sau:

3.1. Yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật và công nghệ thông tin

Hạ tầng kỹ thuật phục vụ tiếp công dân trực tuyến là nền tảng cốt lõi quyết định chất lượng buổi làm việc. Theo đó phải bảo đảm:

• Đường truyền kết nối mạng Internet ổn định, băng thông cao, bảo đảm âm thanh, hình ảnh truyền tải liên tục, rõ ràng, không bị ngắt quãng hay gián đoạn;
• Trang bị đầy đủ hệ thống phần mềm chuyên dụng, máy tính, camera ghi hình, micro và màn hình hiển thị phù hợp tại các điểm cầu để đáp ứng tương tác hai chiều trực tiếp, chân thực;
• Tích hợp tính năng ghi âm, ghi hình số hóa và lưu trữ dữ liệu điện tử toàn bộ diễn biến của buổi tiếp công dân vào hệ thống CSDL quản lý tiếp công dân.

3.2. Yêu cầu về địa điểm và tính bảo mật thông tin

Địa điểm tổ chức tiếp công dân trực tuyến tại các điểm cầu phải được bố trí không gian trang trọng, bảo đảm an ninh, trật tự và sự nghiêm túc tuyệt đối theo đúng quy định chung về Trụ sở tiếp công dân.

Đặc biệt, theo quy định tại Điều 17 Nghị định 154/2026/NĐ-CP, toàn bộ dữ liệu điện tử thu thập từ các buổi tiếp công dân online (bao gồm video ghi hình, tệp âm thanh, tài liệu số hóa do người dân cung cấp) phải được lưu trữ, quản lý, khai thác và bảo vệ chặt chẽ theo đúng các quy định pháp luật về an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật về lưu trữ nhà nước.

Tóm lại, hình thức tiếp công dân online theo quy định mới là một đột phá quan trọng, giúp rút ngắn khoảng cách giữa người dân và cơ quan nhà nước, tiết kiệm thời gian, công sức di chuyển mà vẫn đảm bảo tính công khai, minh bạch và đúng trình tự thủ tục pháp lý.