Trước đây, khi gia đình có người thân qua đời, thân nhân phải trực tiếp đến nhiều cơ quan khác nhau: từ Ủy ban nhân dân cấp xã để làm thủ tục khai tử, sang cơ quan Công an làm thủ tục xóa đăng ký thường trú, rồi đến cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc cơ quan chuyên môn để làm hồ sơ hưởng chế độ mai táng phí và trợ cấp tuất. Việc đi lại qua nhiều khâu, nộp nhiều lần các loại giấy tờ trùng lặp không chỉ gây mất nhiều thời gian, công sức mà còn tạo thêm áp lực tâm lý trong lúc tang gia bối rối. Hiện nay, với quy trình liên thông điện tử theo Quyết định 1868/QĐ-BTP và Nghị định 63/2024/NĐ-CP, người dân chỉ cần ngồi tại nhà thao tác một lần trên môi trường số để hoàn tất toàn bộ các thủ tục thiết yếu này.

1. Quy trình 4 bước thực hiện liên thông trực tuyến đăng ký khai tử và nhận mai táng phí

Theo quy định tại Mục 2.1 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1868/QĐ-BTP, dịch vụ công liên thông điện tử tích hợp 4 thủ tục hành chính cốt lõi gồm: Đăng ký khai tử, Xóa đăng ký thường trú, Giải quyết mai táng phí và Giải quyết chế độ tử tuất. Quy trình được thực hiện tự động và liên thông chặt chẽ qua các bước như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ và kê khai trực tuyến

Người yêu cầu thực hiện đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID (định danh điện tử mức độ 2). Sau đó, lựa chọn dịch vụ liên thông và tích chọn các thủ tục mong muốn thực hiện đồng thời (có thể lựa chọn 02, 03 hoặc cả 04 thủ tục tùy trường hợp cụ thể):

• Đăng ký khai tử theo quy định của Luật Hộ tịch 2014;
• Xóa đăng ký thường trú theo quy định của Luật Cư trú 2020;
• Giải quyết trợ cấp mai táng / hỗ trợ chi phí mai táng;
• Giải quyết trợ cấp tuất (tuất một lần hoặc tuất hằng tháng) theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 hoặc chính sách đối với người có công.

Hệ thống sẽ tự động tổng hợp, điều chỉnh mẫu tờ khai điện tử tương ứng với các dịch vụ đã chọn, đồng thời tự động điền các trường thông tin nhân thân đã được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giúp giảm thiểu tối đa việc phải nhập liệu thủ công.

Bước 2: Hệ thống tiếp nhận, bóc tách và phân luồng hồ sơ

Sau khi người dân hoàn tất việc nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí (nếu có), Cổng Dịch vụ công quốc gia tự động bóc tách dữ liệu hồ sơ và chuyển đến Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp qua Nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu để tích hợp vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Bước 3: Giải quyết thủ tục đăng ký khai tử tại UBND cấp xã

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra thông tin, thực hiện đăng ký khai tử và ký số Trích lục khai tử điện tử:

• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ phức tạp cần xác minh, thời hạn tối đa không quá 03 ngày làm việc.
• Bổ sung hồ sơ: Nếu thông tin chưa đầy đủ hoặc có sai lệch, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi thông báo điện tử yêu cầu hoàn thiện. Người dân có tối đa 07 ngày làm việc để bổ sung; nếu quá hạn mà không hoàn thiện, hồ sơ sẽ bị dừng xử lý trên hệ thống.

Bước 4: Tự động chuyển dữ liệu xóa thường trú và giải quyết chế độ mai táng phí, tử tuất

Ngay sau khi bản điện tử Trích lục khai tử được ký số và cấp phát, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tư pháp lập tức gửi bản điện tử này về Cổng Dịch vụ công quốc gia để tự động phân luồng tới các cơ quan giải quyết chuyên ngành tiếp theo:

• Cơ quan đăng ký cư trú (Công an cấp xã): Tiến hành xóa đăng ký thường trú cho người đã mất trên Cơ sở dữ liệu về cư trú trong thời hạn 01 ngày làm việc.
• Cơ quan Bảo hiểm xã hội: Giải quyết chế độ trợ cấp mai táng và trợ cấp tuất cho thân nhân trong thời hạn tối đa 08 ngày làm việc; đối với trường hợp giải quyết thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng là tối đa 02 ngày làm việc.
• Cơ quan Y tế / Nội vụ (cơ quan chuyên môn quản lý chính sách): Giải quyết hỗ trợ chi phí mai táng cho đối tượng bảo trợ xã hội tối đa 03 ngày làm việc; hoặc giải quyết trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất cho thân nhân người có công với cách mạng trong thời hạn tối đa 18 ngày làm việc.

2. Chi tiết thành phần hồ sơ liên thông online cần chuẩn bị

Căn cứ Mục 2.3 Phần II Phụ lục Quyết định 1868/QĐ-BTP, hồ sơ cần chuẩn bị tùy thuộc vào từng cơ quan và đối tượng thụ hưởng chế độ:

2.1. Hồ sơ giải quyết qua cơ quan Bảo hiểm xã hội

Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện hoặc người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua đời, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai điện tử liên thông (Mẫu số 02): Được kê khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công;
• Giấy báo tử điện tử: Có chữ ký số liên thông trực tiếp từ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh; hoặc bản scan/chụp ảnh Giấy báo tử, văn bản thay thế Giấy báo tử theo luật định;
• Trường hợp hưởng trợ cấp tuất một lần: Bản xác nhận của các thân nhân đủ điều kiện hưởng trợ cấp tuất về việc cử người đại diện nhận tiền (xác nhận điện tử qua ứng dụng VNeID trong thời hạn tối đa 05 ngày làm việc hoặc gửi văn bản điện tử có công chứng/chứng thực);
• Trường hợp thân nhân hưởng trợ cấp tuất hằng tháng bị suy giảm khả năng lao động: Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên của Hội đồng Giám định y khoa kèm hóa đơn, chứng từ chi phí giám định (nếu có yêu cầu thanh toán).

2.2. Hồ sơ giải quyết qua cơ quan Nội vụ, Y tế (Bảo trợ xã hội và Người có công)

Đối với đối tượng hưởng chính sách bảo trợ xã hội hoặc người có công với cách mạng:

• Tờ khai điện tử liên thông (Mẫu số 02);
• Giấy báo tử điện tử hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp;
• Đối với người từ đủ 80 tuổi trở lên đang hưởng trợ cấp tuất hằng tháng qua đời: Hệ thống BHXH tự động chuyển Quyết định thôi hưởng trợ cấp tuất hằng tháng sang cơ quan chuyên môn để tiếp tục giải quyết hỗ trợ mai táng phí mà người dân không cần nộp giấy tờ này;
• Giấy tờ chứng minh tư cách hưởng chế độ người có công: Văn bản xác nhận người có công nuôi dưỡng liệt sĩ, giấy xác nhận con liệt sĩ đang theo học, văn bản xác nhận sống độc thân không nơi nương tựa, xác nhận mức độ khuyết tật và thu nhập tùy từng nhóm đối tượng cụ thể.

3. Cách thức nhận kết quả giải quyết liên thông đa thủ tục

Một trong những điểm vượt trội của quy trình liên thông trực tuyến là toàn bộ kết quả điện tử đều được tự động lưu trữ vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và ứng dụng VNeID, giúp công dân dễ dàng tra cứu, sử dụng mọi lúc, mọi nơi:

• Bản điện tử Trích lục khai tử: Tự động tích hợp vào VNeID và kho dữ liệu công dân ngay sau khi UBND cấp xã phê duyệt;
• Thông báo kết quả xóa đăng ký thường trú: Cập nhật trên hệ thống quản lý cư trú của Bộ Công an và thông báo trực tiếp qua tài khoản định danh điện tử của người nộp hồ sơ;
• Quyết định hưởng trợ cấp mai táng, trợ cấp tuất của cơ quan BHXH: Được cập nhật điện tử trên hệ thống và chuyển tiếp thông tin chi trả qua tài khoản ngân hàng của người thụ hưởng;
• Quyết định hưởng trợ cấp mai táng, tuất của cơ quan Nội vụ/Y tế: Lưu trữ trong kho dữ liệu điện tử và chuyển đến bộ phận chi trả chính sách địa phương.

Ngoài kết quả điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản chính, nếu người dân có nhu cầu nhận bản giấy (Trích lục khai tử bản chính/bản sao, Quyết định giải quyết chế độ bằng văn bản giấy), có thể đăng ký nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa cấp xã hoặc nhận tận nhà qua dịch vụ bưu chính công ích theo địa chỉ đã đăng ký trên tờ khai trực tuyến.