Quy định mới về phân bổ kinh phí mua sắm thiết bị công nghệ trong ngành giáo dục

Việc đầu tư, mua sắm máy tính và thiết bị công nghệ thông tin trong các cơ sở giáo dục hiện nay diễn ra rất phổ biến nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới phương pháp giảng dạy và nâng cao chất lượng đào tạo. Tuy nhiên, một vướng mắc pháp lý và nghiệp vụ kế toán thường gặp tại nhiều trường học là: Khoản chi mua máy tính phục vụ giảng dạy nên hạch toán vào Loại 100 (Khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số) hay Loại 070 (Giáo dục - đào tạo và dạy nghề)?

Để chấm dứt tình trạng hạch toán không nhất quán giữa các đơn vị, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 130/2025/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 123/2026/TT-BTC) đưa ra hướng dẫn vô cùng chi tiết và cụ thể về việc phân loại khoản chi này trong Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước.

Học sinh thực hành trong phòng máy tính tại cơ sở giáo dục (ảnh minh họa)

Chi tiết quy định hạch toán kinh phí mua máy tính theo Thông tư mới

Theo sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 123/2026/TT-BTC, nguyên tắc cốt lõi được xác định là: Không phải mọi khoản chi liên quan đến máy tính hay thiết bị công nghệ đều thuộc về lĩnh vực chuyển đổi số hay khoa học công nghệ.

Cụ thể, phần ghi chú của Loại 100 "Khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số" trong Mục lục ngân sách nhà nước được bổ sung nguyên tắc xử lý rõ ràng như sau:

"Trường hợp nhiệm vụ chi không thuộc các nguyên tắc theo quy định của pháp luật về Chuyển đổi số mà nhằm phục vụ chức năng, nhiệm vụ chuyên môn riêng của lĩnh vực nào thì hạch toán theo loại, khoản tương ứng của lĩnh vực đó."

Từ nguyên tắc chung này, văn bản quy phạm pháp luật đưa ra hai ví dụ rất thiết thực đối với công tác kế toán tại các cơ quan, đơn vị:

• Trường học mua máy tính phục vụ đào tạo, dạy nghề: Phải hạch toán theo Khoản tương ứng thuộc Loại 070 (Giáo dục - đào tạo và dạy nghề). Đơn vị tuyệt đối không hạch toán kinh phí này vào Loại 100.
• Nhiệm vụ mua sắm máy tính theo tiêu chuẩn, định mức phục vụ công tác của các chức danh: Hạch toán vào Khoản tương ứng thuộc Loại 340.

Cán bộ kế toán rà soát việc hạch toán mục lục ngân sách theo quy định mới (ảnh minh họa)

Phân biệt hạch toán mua sắm máy tính cán bộ và trang thiết bị chuyên môn

Bên cạnh việc làm rõ nguyên tắc hạch toán cho các cơ sở giáo dục, khoản 1 Điều 1 Thông tư 123/2026/TT-BTC cũng quy định ranh giới chặt chẽ đối với các khoản chi quản lý hành chính thông thường. Theo đó, Loại 100 không bao gồm các nhiệm vụ mua sắm, thay thế trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo tiêu chuẩn, định mức sử dụng nguồn kinh phí quản lý hành chính.

Điều này đồng nghĩa với việc, nếu nhà trường hoặc cơ quan quản lý nhà nước mua sắm máy tính để trang bị cho phòng làm việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên hành chính theo định mức tiêu chuẩn máy tính làm việc cá nhân thì khoản chi đó phải được ghi nhận vào Khoản tương ứng thuộc Loại 340 chứ không được 'gộp' vào chi kinh phí chuyển đổi số.

Điểm mới quan trọng so với quy định trước đây

So với các quy định trước đây tại Thông tư 130/2025/TT-BTC, điểm d khoản 3 Điều 3 trước đây chỉ nêu mang tính nguyên tắc chung rằng Loại 100 phản ánh các khoản chi đầu tư và chi thường xuyên cho khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.

Trong khi đó, mặc dù Loại 070 đã bao hàm các khoản chi cho trang thiết bị học tập, hoạt động của cơ sở giáo dục nhưng chưa có ví dụ minh họa trực tiếp về trường hợp mua máy tính. Việc ban hành Thông tư 123/2026/TT-BTC với các quy phạm bổ sung cụ thể đã tháo gỡ hoàn toàn vướng mắc cho bộ phận kế toán trường học, đảm bảo việc lập dự toán, chấp hành và quyết toán ngân sách đúng bản chất kinh tế của từng nhiệm vụ chi.