Tầm quan trọng của chứng thư số đối với doanh nghiệp TNHH MTV năm 2020

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ đầu năm 2020, việc sử dụng chữ ký số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH một thành viên khi thực hiện các thủ tục kê khai thuế qua mạng, bảo hiểm xã hội điện tử hay ký kết hợp đồng kinh tế. Để có thể sử dụng dịch vụ này, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là lập Giấy đề nghị cấp khóa cho thuê bao chứng thư số.

Sử dụng chứng thư số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động chứng thực chữ ký số

Hoạt động cấp và quản lý khóa chứng thư số tại thời điểm tháng 01/2020 được điều chỉnh chặt chẽ bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Giao dịch điện tử 2005: Văn bản nền tảng quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử.
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định chi tiết về dịch vụ chứng thực chữ ký số, trong đó nhấn mạnh về an toàn của cặp khóa.

"Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác." (Trích khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP)

Hiểu về cặp khóa: Khóa bí mật và Khóa công khai

Khi doanh nghiệp gửi Giấy đề nghị cấp khóa, nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) sẽ tạo ra một "cặp khóa" bao gồm:

1. Khóa bí mật (Private Key): Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm lưu giữ bí mật tuyệt đối khóa này.
2. Khóa công khai (Public Key): Là một khóa trong cặp khóa được dùng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

Quy trình bảo mật cặp khóa là yếu tố sống còn của giao dịch điện tử (ảnh minh họa)

Hướng dẫn chi tiết cách điền Giấy đề nghị cấp khóa cho thuê bao

Để đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh chóng, người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên cần lưu ý các thông tin sau:

1. Thông tin định danh doanh nghiệp

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số thuế (mã số doanh nghiệp) phải trùng khớp hoàn toàn. Địa chỉ trụ sở chính cần ghi rõ số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

2. Thông tin người đại diện theo pháp luật

Đối với công ty TNHH một thành viên, thông tin này thường là Chủ sở hữu hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc. Cần cung cấp số CMND/CCCD còn hiệu lực tại thời điểm năm 2020.

3. Cam kết của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cam kết về tính trung thực của thông tin và chịu trách nhiệm về việc quản lý khóa bí mật sau khi được cấp phát.

Tải về Mẫu Giấy đề nghị cấp khóa chứng thư số mới nhất 2020

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn để doanh nghiệp tham khảo và sử dụng:

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP KHÓA

Kính gửi: (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số)

(Tên doanh nghiệp) đề nghị (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số) cấp khóa bí mật và khóa công khai cho:

1. Thông tin doanh nghiệp đề nghị cấp cặp khóa

• Tên doanh nghiệp: ............................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ............................................................................
• Địa chỉ trụ sở chính: ............................................................................
• Đại diện theo pháp luật: ............................................................................

2. Thông tin về chứng thư số

• Mã số: ...................................
• Ngày cấp: ............................. Ngày hết hạn: ...................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn về tính trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

Việc nắm vững quy trình và mẫu biểu này sẽ giúp doanh nghiệp TNHH một thành viên chủ động hơn trong các giao dịch điện tử, đảm bảo tính pháp lý và an toàn thông tin tuyệt đối theo đúng tinh thần của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.