Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc thất lạc hoặc làm mất các giấy tờ pháp lý quan trọng như Giấy chứng nhận đăng ký thuế là điều không hiếm gặp. Tuy nhiên, đây là chứng thư pháp lý quan trọng xác nhận nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp trước cơ quan thuế. Tại thời điểm năm 2019, quy trình xử lý khi mất giấy tờ này đã được đơn giản hóa đáng kể nhằm hỗ trợ tối đa cho người nộp thuế.

Quy định pháp luật về việc mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế năm 2019

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2006 (đã được sửa đổi, bổ sung qua các năm 2012, 2014, 2016), người nộp thuế có trách nhiệm bảo quản và sử dụng mã số thuế đúng quy định. Khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng Giấy chứng nhận đăng ký thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục xin cấp lại để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Cụ thể, hướng dẫn chi tiết về vấn đề này được quy định tại Điều 20 Thông tư 95/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế cho người nộp thuế trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ.

Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế

Để được cấp lại, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Đây chính là mẫu công văn giải trình về việc mất giấy chứng nhận.
• Các giấy tờ chứng minh (nếu có): Ví dụ như biên bản xác nhận của cơ quan công an về việc cháy, nổ hoặc các sự cố bất khả kháng dẫn đến mất giấy tờ.

Nhân viên kế toán thực hiện kê khai hồ sơ thuế tại văn phòng (ảnh minh họa)

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế/Cục Thuế hoặc gửi qua đường bưu điện. Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính năm 2019, nhiều địa phương đã bắt đầu hỗ trợ tiếp nhận thông tin qua hệ thống điện tử.

Mẫu công văn giải trình về việc mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế

Dưới đây là mẫu công văn giải trình chuyên nghiệp, đầy đủ các nội dung cần thiết để doanh nghiệp tham khảo và áp dụng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------------------

……, ngày …. tháng …. năm 2019

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v: Mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế)

Kính gửi: Chi cục Thuế/Cục Thuế ......................................................

Tên doanh nghiệp: .................................................................................................
Địa chỉ trụ sở chính: ..............................................................................................
Mã số thuế: ............................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ..............................................................................
Chức vụ: ................................................................................................................

Công ty ................................................. xin trình bày với Quý cơ quan sự việc như sau:

Trong quá trình lưu trữ hồ sơ và chuyển đổi văn phòng làm việc vào ngày .../.../2019, do sơ suất trong khâu đóng gói và vận chuyển, chúng tôi đã làm thất lạc Giấy chứng nhận đăng ký thuế số ..................... do ..................... cấp ngày .../.../....

Mặc dù đã nỗ lực tìm kiếm nhưng đến nay vẫn chưa tìm thấy. Để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch kinh tế và tuân thủ quy định pháp luật về thuế, nay Công ty ................................................. làm công văn này kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế cho đơn vị chúng tôi.

Chúng tôi cam kết những thông tin trên là hoàn toàn đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật nếu có sự gian dối.

Trân trọng cảm ơn./.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Việc chủ động giải trình và xin cấp lại kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ pháp lý mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch trong quan hệ với cơ quan quản lý nhà nước. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.