Trong hoạt động kế toán, sự chính xác đến từng con số không chỉ là yêu cầu chuyên môn mà còn là nghĩa vụ pháp lý. Việc nắm vững các quy tắc về đơn vị tính, cách làm tròn số hay định dạng chữ viết, chữ số sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có khi thanh tra, kiểm tra.

Quy định về đơn vị tiền tệ và tỷ giá hối đoái

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là "đ", quốc tế là "VND"). Tuy nhiên, thực tế kinh doanh thường phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ.

Trong trường hợp này, đơn vị kế toán phải thực hiện theo dõi song song cả nguyên tệ và giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. Đối với những loại ngoại tệ không có tỷ giá trực tiếp, kế toán cần thực hiện quy đổi thông qua một loại ngoại tệ trung gian có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có các nghiệp vụ phát sinh chủ yếu bằng một loại ngoại tệ nhất định, pháp luật cho phép tự lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ trong kế toán. Tuy nhiên, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp về lựa chọn này.

Cách sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn và quy tắc làm tròn số

Khi lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo hợp nhất, đặc biệt là trong các tập đoàn lớn hoặc lĩnh vực kế toán nhà nước, số liệu thường rất lớn. Để báo cáo trở nên gọn gàng và dễ theo dõi, Nghị định 174/2016/NĐ-CP cho phép sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn:

• Đơn vị nghìn đồng (1.000 đồng): Áp dụng khi có ít nhất một chỉ tiêu trên báo cáo có từ 9 chữ số trở lên.
• Đơn vị triệu đồng (1.000.000 đồng): Áp dụng khi có từ 12 chữ số trở lên.
• Đơn vị tỷ đồng (1.000.000.000 đồng): Áp dụng khi có từ 15 chữ số trở lên.

Đi kèm với việc rút gọn là quy tắc làm tròn số. Kế toán cần lưu ý: Nếu chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn từ 5 trở lên thì tăng thêm 1 đơn vị; nếu nhỏ hơn 5 thì không tính (bỏ đi).

Chữ viết và chữ số: Những quy tắc "vàng" không thể bỏ qua

Không chỉ dừng lại ở con số, cách trình bày văn bản kế toán cũng được quy định chặt chẽ tại Điều 11 Luật Kế toán 2015. Chữ viết sử dụng bắt buộc phải là tiếng Việt. Trong trường hợp cần dùng tiếng nước ngoài (như chứng từ từ đối tác ngoại), đơn vị phải sử dụng đồng thời cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Về chữ số, hệ thống kế toán Việt Nam sử dụng chữ số Ả-rập. Quy tắc đặt dấu phân cách được quy định như sau:

• Dùng dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ.
• Dùng dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị khi có ghi chữ số thập phân.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc chi nhánh công ty mẹ ở nước ngoài sử dụng phần mềm quản lý chung, pháp luật cho phép linh hoạt sử dụng dấu phẩy (,) phân cách hàng nghìn và dấu chấm (.) cho phần thập phân, miễn là có chú thích rõ ràng trong tài liệu kế toán.

Việc tuân thủ các quy định về đơn vị tính và làm tròn số không chỉ giúp báo cáo tài chính minh bạch mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bộ máy kế toán doanh nghiệp. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả nhất.