Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các Công ty TNHH Một thành viên mới thành lập hoặc có nhu cầu thay đổi hình thức hóa đơn, việc nắm vững quy trình thông báo phát hành hóa đơn là vô cùng quan trọng. Theo quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2019, doanh nghiệp không được tự ý sử dụng hóa đơn khi chưa hoàn thành các thủ tục đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động phát hành hóa đơn

Mọi hoạt động liên quan đến in, phát hành và sử dụng hóa đơn của tổ chức kinh doanh đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành các Nghị định nêu trên.

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn cho Công ty TNHH Một thành viên

Để phát hành hóa đơn đúng luật, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Đặt in hoặc tự in hóa đơn

Doanh nghiệp lựa chọn đơn vị in ấn có đủ điều kiện theo quy định để đặt in hóa đơn hoặc sử dụng phần mềm tự in hóa đơn. Sau khi nhận hóa đơn từ nhà in, doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn như: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Ký hiệu hóa đơn...

Bước 2: Soạn thảo Thông báo phát hành hóa đơn

Nội dung thông báo phải đầy đủ các thông tin về đơn vị phát hành, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, số lượng, từ số đến số), ngày bắt đầu sử dụng và thông tin đơn vị in.

Bước 3: Nộp hồ sơ lên cơ quan thuế

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn (theo mẫu quy định).
• Hóa đơn mẫu (là bản in thể hiện đúng, đủ các nội dung trên tờ hóa đơn).
• Quyết định về việc sử dụng hóa đơn đặt in/tự in.

Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn chuẩn năm 2019

Dưới đây là mẫu thông báo phát hành hóa đơn dành cho tổ chức kinh doanh đặt in, tự in theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------
THÔNG BÁO
Phát hành hóa đơn
(Dành cho tổ chức kinh doanh đặt in, tự in)

1. Tên đơn vị phát hành hoá đơn: .............................................................................................

2. Mã số thuế: ..............................................................................................................................

3. Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................................

4. Điện thoại: ...............................................................................................................................

5. Các loại hoá đơn phát hành:

STT	Tên loại hoá đơn	Mẫu số	Ký hiệu	Số lượng	Từ số	Đến số	Ngày bắt đầu sử dụng	Doanh nghiệp in/cung cấp phần mềm
1	Hóa đơn GTGT	01GTKT3/001	AA/19P	500	0000001	0000500	.../.../2019	Tên: ... MST: ...

6. Thông tin đơn vị chủ quản (nếu có): ....................................................................................

7. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ....................................................................................

........., ngày.........tháng.........năm.........
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi phát hành hóa đơn

Căn cứ theo khoản 4 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Việc sử dụng hóa đơn khi chưa hoàn tất thủ tục thông báo phát hành có thể bị coi là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và bị xử phạt vi phạm hành chính rất nặng theo quy định về quản lý thuế. Do đó, người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH Một thành viên cần kiểm tra kỹ lưỡng trạng thái chấp thuận của cơ quan thuế trên cổng thông tin điện tử trước khi xuất tờ hóa đơn đầu tiên cho khách hàng.