Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có mặt trực tiếp để ký trên từng tờ hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Để đảm bảo tính liên tục và đúng quy định pháp luật, việc lập Giấy ủy quyền ký hóa đơn là một thủ tục hành chính thiết yếu. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu văn bản chuẩn và các phân tích pháp lý chuyên sâu dựa trên quy định hiện hành tính đến tháng 03/2019.

Tại sao doanh nghiệp cần Giấy ủy quyền ký hóa đơn?

Theo quy trình thông thường, tiêu thức "Người bán hàng" trên hóa đơn phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, đóng dấu. Tuy nhiên, thực tế phát sinh nhu cầu phân cấp quản lý cho cấp dưới (như Kế toán trưởng, Trưởng phòng kinh doanh hoặc nhân viên bán hàng) thực hiện việc này. Việc ủy quyền giúp:

• Tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn, tránh chậm trễ trong giao dịch.
• Xác định rõ trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ.
• Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn khi cơ quan Thuế kiểm tra, thanh tra.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, việc ký hóa đơn được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, tại điểm d khoản 2 Điều 16 quy định rõ về trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng.
• Bộ luật Dân sự 2015 quy định về các hình thức và nội dung của việc ủy quyền giữa cá nhân và pháp nhân.

"Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn."

Mẫu Giấy ủy quyền ký vào hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền ký hóa đơn

Để tránh các sai sót dẫn đến hóa đơn bị coi là không hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Vị trí đóng dấu: Khi người được ủy quyền ký hóa đơn, dấu của doanh nghiệp phải được đóng vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn (đóng dấu treo), không đóng dấu trùm lên chữ ký của người được ủy quyền.
2. Hình thức văn bản: Giấy ủy quyền phải được lập thành văn bản, có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu pháp nhân của công ty.
3. Đối tượng được ủy quyền: Thông thường là những người trực tiếp liên quan đến khâu bán hàng hoặc kế toán. Doanh nghiệp nên ban hành kèm theo quyết định phân công công việc để tăng tính chặt chẽ.
4. Lưu trữ hồ sơ: Giấy ủy quyền này phải được lưu trữ cùng với hồ sơ phát hành hóa đơn để xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế.

Việc tuân thủ đúng các quy định về ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là lá chắn pháp lý vững chắc trong các kỳ quyết toán thuế.