Tầm quan trọng của Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trong hoạt động quản trị thuế tại các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đóng vai trò then chốt. Theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, các tổ chức chi trả thu nhập có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế tự in trên máy tính hoặc mua của cơ quan thuế đều phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng định kỳ.

Việc lập Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng chứng từ đã phát hành, bị hỏng hoặc chưa sử dụng mà còn là căn cứ để cơ quan thuế giám sát việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người lao động thông qua tổ chức chi trả.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng kê theo Thông tư 37/2010/TT-BTC

Tại thời điểm năm 2019, mẫu Bảng kê được áp dụng thống nhất theo quy định của Bộ Tài chính. Khi thực hiện, kế toán cần lưu ý các chỉ tiêu sau:

• Ký hiệu chứng từ: Ghi đúng ký hiệu đã đăng ký với cơ quan thuế (ví dụ: AB/2019/T).
• Số chứng từ: Ghi số thứ tự của chứng từ đã sử dụng trong quý báo cáo.
• Họ và tên người bị khấu trừ: Ghi đầy đủ tên cá nhân nhận thu nhập đã được tổ chức khấu trừ thuế.
• Mã số thuế/Số CMND: Đây là thông tin bắt buộc để định danh người nộp thuế trên hệ thống quản lý.
• Số tiền thuế: Tổng số tiền thuế TNCN đã khấu trừ tương ứng với chứng từ đó.

Thời hạn và phương thức nộp báo cáo trong năm 2019

Theo quy định hiện hành, tổ chức chi trả thu nhập phải nộp Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quý. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Ví dụ, đối với quý 3 năm 2019, hạn chót nộp báo cáo là ngày 31/10/2019.

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC: "Hàng quý tổ chức trả thu nhập thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ với cơ quan thuế nơi đăng ký phát hành chứng từ khấu trừ tự in hoặc nơi mua chứng từ khấu trừ."

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp bản giấy trực tiếp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế quản lý hoặc thực hiện qua hệ thống khai thuế điện tử nếu đã đăng ký dịch vụ này. Việc chậm trễ trong khâu báo cáo có thể dẫn đến các mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật về thuế.

Một số lưu ý quan trọng cho Công ty TNHH hai thành viên

Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ như Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc quản lý chứng từ cần được thực hiện chặt chẽ bởi bộ phận kế toán. Cần lưu trữ cuống chứng từ (hoặc dữ liệu điện tử) ít nhất 10 năm theo quy định của Luật Kế toán 2015 để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

Nếu trong quý doanh nghiệp không phát sinh việc khấu trừ thuế và không sử dụng chứng từ, vẫn cần thực hiện báo cáo với số lượng sử dụng bằng 0 để đảm bảo tính liên tục của hồ sơ thuế.