Thông tư 37/2010/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn chi tiết về việc phát hành, sử dụng và quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính của các tổ chức trả thu nhập.

Đối tượng và điều kiện áp dụng

Thông tư áp dụng đối với các tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế TNCN có thực hiện khấu trừ thuế TNCN. Để được tự in chứng từ khấu trừ cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế, tổ chức trả thu nhập phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Đã thực hiện đăng ký thuế và được cấp mã số thuế hợp lệ.
• Trang bị đầy đủ hệ thống máy tính và phần mềm bảo vệ chuyên dụng.
• Trong thời gian 01 năm trở về trước tính đến thời điểm đăng ký, không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên.

Quy định về mẫu chứng từ khấu trừ tự in

• Nội dung và ký hiệu: Chứng từ khấu trừ tự in phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu theo mẫu chuẩn đính kèm Thông tư. Ký hiệu chứng từ sử dụng 02 chữ cái trong số 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y) và năm phát hành (Ví dụ: AB/2010/T, trong đó AB là ký hiệu, 2010 là năm phát hành, T ký hiệu cho chứng từ tự in).
• Đánh số thứ tự: Số chứng từ được đánh liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong một ký hiệu.
• Số liên chứng từ: Mỗi số chứng từ gồm 02 liên, trong đó Liên 1 lưu tại tổ chức trả thu nhập và Liên 2 giao cho người bị khấu trừ thuế.
• Ngôn ngữ và biểu tượng: Cho phép đưa các nội dung đặc thù hoặc biểu tượng của đơn vị vào mẫu chứng từ. Nếu sử dụng song ngữ, phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in

• Hồ sơ đăng ký: Tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ tại Cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ gồm: Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu); Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in; Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao y bản chính của tổ chức); Giải pháp kỹ thuật in chứng từ từ máy tính.
• Thời hạn giải quyết của cơ quan thuế: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu và ra thông báo chấp thuận. Trường hợp không đủ điều kiện, cơ quan thuế phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.
• Thông báo lưu hành: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản chấp thuận của Cục thuế, tổ chức trả thu nhập phải thực hiện thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc, nêu rõ hình thức, kích thước và logo của mẫu chứng từ.

Quy định về sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

• Nguyên tắc sử dụng: Tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế và cấp chứng từ cho người nhận thu nhập. Chứng từ phải được sử dụng theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong năm dương lịch (từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12), tuyệt đối không bỏ cách số, trùng số hoặc trùng ký hiệu.
• Xử lý chứng từ lập sai chưa giao cho người nộp thuế: Trường hợp phát hiện sai sót khi chưa giao chứng từ cho người nộp thuế, tổ chức thực hiện gạch chéo để hủy bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ đó.
• Xử lý lập lại chứng từ thay thế: Đối với chứng từ đã giao cho người nộp thuế mới phát hiện sai sót, tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập; thu hồi liên chứng từ lập sai để lưu cùng biên bản; sau đó lập chứng từ mới thay thế giao cho người nộp thuế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ đã hủy.

Chế độ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ

• Báo cáo định kỳ hàng quý: Tổ chức trả thu nhập phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ tự in chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
• Báo cáo khi thay đổi tổ chức: Khi xảy ra các trường hợp sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi sở hữu, phá sản hoặc ngừng hoạt động, tổ chức phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định chính thức.

Trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập

• Thông báo cho Cục thuế tỉnh, thành phố và cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi có sự thay đổi về mẫu chứng từ khấu trừ tự in mới.
• Mở sổ sách theo dõi, bảo quản và lưu giữ chứng từ đã in, đã sử dụng theo đúng quy định pháp luật về Thuế, Kế toán và Thống kê.
• Xuất trình đầy đủ chứng từ khấu trừ đã sử dụng khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Thực hiện lưu giữ dữ liệu chứng từ khấu trừ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và Luật Kế toán.

Trách nhiệm của cơ quan thuế

• Lưu giữ toàn bộ hồ sơ đăng ký tự in chứng từ và công văn chấp thuận của các tổ chức trả thu nhập.
• Thực hiện hủy bỏ hiệu lực văn bản chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ tự in nếu phát hiện tổ chức trả thu nhập có hành vi vi phạm trong quá trình sử dụng.
• Tiến hành kiểm tra, đối chiếu số thuế đã khấu trừ trên chứng từ do người nộp thuế cung cấp với tờ khai khấu trừ thuế và báo cáo sử dụng chứng từ của tổ chức trả thu nhập.

Hiệu lực thi hành

Thông tư 37/2010/TT-BTC có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, các tổ chức trả thu nhập cần kịp thời phản ánh về Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) để được nghiên cứu và hướng dẫn giải quyết.