Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh (bao gồm cả Công ty TNHH hai thành viên trở lên) thực hiện thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, một trong những thủ tục quan trọng nhất là quyết toán và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Trong đó, việc lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng là bước không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm hiện tại (tháng 03/2019), các hoạt động về hóa đơn vẫn đang được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo quy định tại văn bản này, khi tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác quản lý bởi cơ quan thuế khác, nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết thì phải thực hiện các thủ tục kê khai cụ thể.

Cụ thể, theo khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn để tiếp tục sử dụng tại nơi chuyển đến.

Mẫu Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và cách ghi chi tiết

Bảng kê này thường được đính kèm cùng với Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC). Dưới đây là cấu trúc nội dung chi tiết mà doanh nghiệp cần thực hiện:

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN CHƯA SỬ DỤNG CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN
CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHÁC ĐỊA BÀN CƠ QUAN THUẾ QUẢN LÝ
(Đính kèm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn)
1. Tên tổ chức, cá nhân: [Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận ĐKKD]
2. Mã số thuế: [Ghi mã số thuế 10 số hoặc 13 số của đơn vị]
3. Các loại hóa đơn chưa sử dụng:

STT	Tên loại hóa đơn	Ký hiệu mẫu	Ký hiệu hóa đơn	Số lượng	Từ số	Đến số
1	Hóa đơn giá trị gia tăng	01GTKT3/001	AA/18P	150	0000351	0000500

........, ngày.... tháng.... năm 2019
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

• Thời hạn nộp: Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục này trước khi bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới.
• Đóng dấu địa chỉ mới: Đối với hóa đơn đặt in còn dư, doanh nghiệp phải đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh chỉ tiêu tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
• Thông báo điều chỉnh: Cần gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Việc thực hiện sai lệch hoặc thiếu sót trong bảng kê hóa đơn có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý về thuế, thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP. Do đó, bộ phận kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hóa đơn thực tế so với sổ sách trước khi lập bảng kê.