Trong quản trị nhân sự, việc thực hiện đúng và đủ các thủ tục bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều đơn vị vẫn thường xuyên chậm trễ trong việc báo tăng hoặc giảm lao động. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định về thời hạn và mức xử phạt mới nhất để doanh nghiệp chủ động tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Những trường hợp bắt buộc phải báo tăng, giảm lao động

Theo quy định tại khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin tham gia bảo hiểm.

1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý các mốc sự kiện sau để thực hiện báo tăng hoặc giảm:

• Báo tăng lao động: Áp dụng khi ký kết hợp đồng lao động mới; người lao động quay lại làm việc sau thời gian nghỉ không lương, nghỉ ốm đau, thai sản (từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng) hoặc sau khi tạm hoãn hợp đồng.
• Báo giảm lao động: Thực hiện khi chấm dứt hợp đồng lao động; người lao động bắt đầu nghỉ ốm đau, thai sản hoặc nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng; hoặc khi tạm hoãn hợp đồng lao động.

Thời hạn "vàng" để thực hiện thủ tục báo tăng, giảm

Việc tuân thủ thời hạn báo cáo là yếu tố then chốt để doanh nghiệp không bị rơi vào tình trạng vi phạm hành chính.

Đối với trường hợp báo tăng lao động

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 90 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho cơ quan BHXH.

Đối với trường hợp báo giảm lao động

Mặc dù pháp luật hiện hành không quy định một mức phạt hành chính cụ thể cho việc báo giảm chậm, nhưng hệ lụy về tài chính là rất rõ ràng. Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, nếu doanh nghiệp chậm lập danh sách báo giảm, đơn vị sẽ phải đóng số tiền Bảo hiểm y tế (BHYT) của các tháng báo chậm.

Thông thường, doanh nghiệp nên thực hiện báo giảm từ ngày 28 đến ngày cuối cùng của tháng phát sinh giảm để tránh việc phải đóng thêm tiền BHYT cho tháng kế tiếp.

Chậm báo tăng, giảm lao động: Mức phạt hành chính và hệ lụy tài chính

Hành vi không tuân thủ quy định về báo tăng lao động bị xử lý nghiêm khắc theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể, tại điểm a khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:

4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng...

Lưu ý rằng, mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức (doanh nghiệp), mức phạt sẽ gấp 02 lần, tức là từ 04 - 08 triệu đồng cho mỗi người lao động bị báo tăng chậm, tối đa không quá 150 triệu đồng.

Riêng với trường hợp báo giảm chậm, dù không bị phạt tiền trực tiếp, doanh nghiệp vẫn phải chịu gánh nặng chi phí do phải đóng bù tiền BHYT theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH. Điều này không chỉ gây thiệt hại về ngân sách mà còn làm phức tạp hóa quy trình quyết toán thuế và bảo hiểm cuối năm.

Tóm lại, để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật, bộ phận nhân sự cần xây dựng quy trình theo dõi biến động lao động chặt chẽ, đảm bảo mọi thay đổi đều được cập nhật lên hệ thống BHXH đúng thời hạn quy định.