Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc thông báo phát hành hóa đơn là thủ tục bắt buộc trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn chính thức. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp đến cơ quan thuế để thực hiện các thủ tục này. Khi đó, việc lập Giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác là giải pháp pháp lý cần thiết và phổ biến.

Người đại diện pháp luật ký kết giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thuế (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý thực hiện ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn

Tại thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn và ủy quyền được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Bộ luật Dân sự 2015: Quy định chung về đại diện và ủy quyền giữa các cá nhân, pháp nhân.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39, đặc biệt là rút ngắn thời gian xử lý thông báo phát hành hóa đơn của cơ quan thuế xuống còn 02 ngày làm việc.

Tại sao doanh nghiệp cần Giấy ủy quyền khi làm việc với cơ quan thuế?

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp yêu cầu người thực hiện thủ tục phải chứng minh được tư cách hợp pháp. Nếu không phải là người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Tổng giám đốc...), cá nhân đi nộp hồ sơ phải có Giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân. Việc này nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin doanh nghiệp và xác định trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch hành chính.

Thực hiện thủ tục hành chính thuế tại bộ phận một cửa (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy ủy quyền thông báo phát hành hóa đơn GTGT chuẩn 2019

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế đầy đủ các nội dung cần thiết để doanh nghiệp sử dụng khi thực hiện thủ tục tại Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……, ngày …. tháng …. năm 2019

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn GTGT)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Bên A):

Tên doanh nghiệp: ...................................................................................................

Mã số thuế: .............................................................................................................

Địa chỉ trụ sở: ..........................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: ...............................

Số CMND/CCCD: ........................... Ngày cấp: .................... Nơi cấp: ...................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Bên B):

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: .............................

Số CMND/CCCD: ........................... Ngày cấp: .................... Nơi cấp: ...................

Chức vụ (nếu có): ...................................................................................................

Hộ khẩu thường trú: ................................................................................................

III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

Bên A ủy quyền cho Bên B thực hiện các công việc sau:

1. Thay mặt Bên A liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp.

2. Ký tên vào các biên bản làm việc, nhận kết quả phản hồi từ cơ quan thuế và thực hiện các sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của cán bộ thuế.

3. Bên B có trách nhiệm thực hiện đúng nội dung ủy quyền và báo cáo kết quả cho Bên A.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền của Bên A.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ phát hành hóa đơn

Để thủ tục diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ kèm theo Giấy ủy quyền, bao gồm:

1. Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
2. Hóa đơn mẫu: Bản in đúng định dạng, đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc.
3. Quyết định sử dụng hóa đơn của Giám đốc doanh nghiệp.
4. Hợp đồng đặt in hóa đơn (nếu là hóa đơn tự in/đặt in).

Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, nếu sau 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo mà cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được quyền bắt đầu sử dụng hóa đơn theo thông báo phát hành.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền chỉn chu không chỉ giúp nhân viên tự tin khi làm việc với cơ quan nhà nước mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý hành chính của doanh nghiệp.