Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) theo Mẫu TK1-TS là văn bản pháp lý quan trọng nhất mà người lao động và đơn vị sử dụng lao động phải thực hiện khi bắt đầu tham gia hoặc có thay đổi thông tin nhân thân. Trong bối cảnh năm 2019, việc kê khai này được thực hiện nghiêm ngặt theo các quy định mới nhất tại thời điểm đó.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong năm 2019

Việc lập và nộp tờ khai TK1-TS trong năm 2019 được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ sau:

• Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN.
• Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 595/QĐ-BHXH.

Khi nào cần sử dụng Tờ khai TK1-TS?

Theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, mẫu tờ khai này được sử dụng trong các trường hợp sau:

1. Người tham gia lần đầu: Khi người lao động bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp và chưa có mã số BHXH.
2. Điều chỉnh thông tin: Khi có sự thay đổi về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
3. Mất hoặc hỏng sổ BHXH, thẻ BHYT: Dùng để đề nghị cấp lại sổ hoặc thẻ.

Hướng dẫn chi tiết cách kê khai các mục quan trọng

Để hồ sơ không bị cơ quan BHXH trả lại, người kê khai cần lưu ý các mục sau:

1. Phần kê khai bắt buộc (Dành cho người tham gia)

Tại phần này, thông tin phải khớp tuyệt đối với Giấy khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân:

[01]. Họ và tên (viết chữ in hoa): Ghi đầy đủ họ, chữ đệm và tên bằng chữ in hoa có dấu.
[02]. Ngày, tháng, năm sinh: Ghi theo định dạng dd/mm/yyyy.
[06]. Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi rõ xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành phố.

2. Phần kê khai chung

Đây là phần quan trọng để cơ quan BHXH quản lý dữ liệu trên hệ thống tập trung:

• Mã số BHXH [09]: Nếu đã được cấp mã số BHXH (10 số), người lao động bắt buộc phải ghi vào mục này. Trường hợp chưa biết, có thể tra cứu tại cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam.
• Mã số hộ gia đình [10]: Đây là điểm mới được nhấn mạnh trong Quyết định 888/QĐ-BHXH. Nếu chưa có mã hộ gia đình, người tham gia phải kê khai đầy đủ Phụ lục thành viên hộ gia đình đính kèm.

3. Phụ lục: Thành viên hộ gia đình

Phụ lục này chỉ yêu cầu kê khai đối với những người chưa có mã số BHXH hoặc khi cần đồng bộ dữ liệu hộ gia đình. Cần ghi đầy đủ thông tin của chủ hộ và các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú.

Những sai sót thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Trong quá trình thực hiện tại các công ty cổ phần năm 2019, nhiều hồ sơ bị trả lại do các lỗi sau:

• Không viết chữ in hoa ở mục Họ tên: Quy định bắt buộc phải viết hoa có dấu để quét dữ liệu OCR.
• Sai lệch thông tin giữa tờ khai và chứng thực: Thông tin trên TK1-TS không khớp với CMND hoặc sổ hộ khẩu đính kèm.
• Thiếu xác nhận của đơn vị: Đối với trường hợp thay đổi thông tin nhân thân (họ tên, ngày sinh), bắt buộc phải có dấu xác nhận của công ty ở góc trái tờ khai.

Việc nắm vững cách lập Tờ khai TK1-TS không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi kịp thời cho người lao động trong việc khám chữa bệnh BHYT và hưởng các chế độ BHXH sau này.