Sự nhầm lẫn tai hại giữa công chứng và chứng thực

Trong đời sống hàng ngày, không ít người dân vẫn thường đánh đồng khái niệm "công chứng" và "chứng thực". Sự nhầm lẫn này dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ thiếu sót, gây mất thời gian khi thực hiện các thủ tục hành chính. Thực tế, công chứng áp dụng cho các hợp đồng, giao dịch; trong khi chứng thực chủ yếu áp dụng cho giấy tờ, tài liệu sao y.

Câu hỏi đặt ra là: Liệu có trường hợp nào công chứng không cần bản gốc hay không? Câu trả lời ngắn gọn là: KHÔNG. Pháp luật hiện hành quy định rất nghiêm ngặt về việc đối chiếu bản chính trong mọi quy trình xác nhận tính pháp lý của văn bản.

1. Công chứng hợp đồng, giao dịch: Tại sao bản gốc là "vật bất ly thân"?

Công chứng là việc công chứng viên xác nhận tính chân thực, hợp pháp của một giao dịch. Để đảm bảo tính an toàn pháp lý, việc đối chiếu với bản gốc là yêu cầu tiên quyết.

Căn cứ quy định tại Điều 40 Luật Công chứng 2014, hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm bản sao các giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản... Tuy nhiên, luật cũng nhấn mạnh trách nhiệm của công chứng viên:

"Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp có căn cứ cho rằng hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ... thì đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng."

Đặc biệt, trước khi ký lời chứng, công chứng viên bắt buộc phải đối chiếu bản sao với bản chính. Do đó, việc yêu cầu công chứng mà chỉ mang theo bản photo hoặc ảnh chụp là hoàn toàn không khả thi.

Công chứng viên thực hiện đối chiếu hồ sơ gốc tại văn phòng (ảnh minh họa)

2. Chứng thực bản sao từ bản chính: Không có bản gốc, không có cơ sở xác nhận

Nhiều người thường gọi việc đi "photo công chứng" giấy tờ là công chứng, nhưng về mặt pháp lý, đây là thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao là đúng với bản chính.

Thủ tục này được quy định chi tiết tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

"Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao để chứng thực."

Như vậy, nếu không có bản chính để đối chiếu, người thực hiện chứng thực không có căn cứ để xác nhận tính chính xác của bản sao. Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng làm giả giấy tờ, tài liệu gây lừa đảo hoặc sai lệch thông tin trong các giao dịch dân sự.

Việc đối chiếu bản gốc và bản sao là quy trình bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý (ảnh minh họa)

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để thủ tục diễn ra nhanh chóng

Để tránh việc phải đi lại nhiều lần do thiếu bản gốc, người dân cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ các danh mục sau:

Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch:

• Phiếu yêu cầu công chứng: Theo mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng.
• Giấy tờ tùy thân: CCCD/Hộ chiếu (Bản chính).
• Giấy tờ tài sản: Sổ đỏ, đăng ký xe, sổ tiết kiệm... (Bản chính).
• Giấy tờ hộ tịch: Đăng ký kết hôn hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Bản chính).

Đối với chứng thực bản sao:

• Bản chính: Giấy tờ, văn bản cần sao y.
• Bản sao: Các bản photo sẵn (nếu có), hoặc yêu cầu cơ quan chứng thực photo trực tiếp từ bản chính.

Tóm lại, quan điểm công chứng không cần bản gốc là một hiểu lầm tai hại. Việc tuân thủ quy định xuất trình bản chính không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là cách để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính người dân trong các giao dịch quan trọng.