Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ vào năm 2019, việc nắm vững thủ tục thông báo phát hành hóa đơn là yêu cầu tiên quyết đối với mọi công ty cổ phần mới thành lập hoặc thay đổi mẫu hóa đơn. Nếu không thực hiện đúng quy trình này, doanh nghiệp có thể đối mặt với những án phạt nặng nề về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động phát hành hóa đơn năm 2019

Tại thời điểm tháng 5/2019, các hoạt động liên quan đến hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn cho Công ty cổ phần

Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, tổ chức kinh doanh phải lập Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số TB01/AC).

Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:

1. Thông báo phát hành hóa đơn: Theo mẫu quy định, ghi đầy đủ các thông tin về tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại...
2. Hóa đơn mẫu: Là bản in đúng thiết kế với đầy đủ các tiêu thức bắt buộc, có chữ "MẪU" in chéo trên tờ hóa đơn.
3. Quyết định sử dụng hóa đơn: Đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử.

Chi tiết mẫu Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01/AC)

Dưới đây là nội dung chuẩn của mẫu thông báo mà doanh nghiệp cần thực hiện:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------

THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN

(Dành cho tổ chức kinh doanh đặt in, tự in)

1. Tên đơn vị phát hành hoá đơn: .............................................................................................

2. Mã số thuế: ..............................................................................................................................

3. Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................................

4. Điện thoại: ................................................................................................................................

5. Các loại hoá đơn phát hành:

STT	Tên loại hoá đơn	Mẫu số	Ký hiệu	Số lượng	Từ số	Đến số	Ngày bắt đầu sử dụng	Doanh nghiệp in/Cung cấp phần mềm
1	Hóa đơn GTGT	01GTKT3/001	AA/19P	500	0000001	0000500	.../.../2019	Công ty In ABC - MST: ...

6. Thông tin đơn vị chủ quản (nếu có): ....................................................................................

7. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ....................................................................................

........., ngày.........tháng.........năm 2019
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Thời hạn và phương thức nộp thông báo

Một điểm cực kỳ quan trọng mà kế toán cần lưu ý là thời gian chờ đợi. Theo Thông tư 37/2017/TT-BTC, thời hạn để doanh nghiệp bắt đầu được sử dụng hóa đơn đã rút ngắn xuống còn 02 ngày làm việc kể từ ngày nộp thông báo phát hành, trừ trường hợp cơ quan thuế có ý kiến khác.

Phương thức nộp phổ biến nhất năm 2019 là nộp qua mạng thông qua các phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) và cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Sau khi nộp thành công, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái trên hệ thống tra cứu hóa đơn để đảm bảo thông tin đã được cập nhật công khai.

Những sai sót thường gặp khi thông báo phát hành hóa đơn

• Sai lệch thông tin: Thông tin trên thông báo không khớp với hóa đơn mẫu hoặc hợp đồng đặt in.
• Sử dụng hóa đơn quá sớm: Xuất hóa đơn trước khi hết thời hạn 02 ngày chờ đợi theo quy định.
• Chưa có xác nhận của cơ quan thuế: Đối với các trường hợp nộp trực tiếp mà chưa được đóng dấu tiếp nhận hoặc phản hồi chấp thuận.

Việc tuân thủ đúng các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính mà còn tạo dựng uy tín với đối tác và khách hàng trong các giao dịch kinh tế.