Bước sang năm 2018, một trong những thay đổi quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành của doanh nghiệp và thu nhập của người lao động chính là việc điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng. Căn cứ vào sự thay đổi này, các doanh nghiệp cần khẩn trương rà soát, sửa đổi và đăng ký lại hệ thống thang lương, bảng lương để đảm bảo tính tuân thủ pháp lý.

Tại sao doanh nghiệp phải đăng ký lại bảng lương khi lương tối thiểu vùng thay đổi?

Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và chi trả lương hàng tháng.

Cụ thể hơn, khoản 1 Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP nhấn mạnh rằng doanh nghiệp phải tự xây dựng và quyết định thang bảng lương cho các nhóm đối tượng từ lao động quản lý đến công nhân trực tiếp sản xuất. Khi Chính phủ ban hành quy định mới về mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp có nghĩa vụ rà soát và điều chỉnh lại các mức lương trong bảng lương của mình sao cho không thấp hơn mức sàn quy định.

"Khi Chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp có trách nhiệm rà soát, sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương cho phù hợp, bảo đảm các quy định của pháp luật lao động."

Cập nhật mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01/01/2018

Căn cứ theo Nghị định 141/2017/NĐ-CP, kể từ ngày đầu tiên của năm 2018, mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động đã được tăng lên đáng kể so với năm 2017. Cụ thể:

• Vùng I: 3.980.000 đồng/tháng (tăng 230.000 đồng).
• Vùng II: 3.530.000 đồng/tháng (tăng 210.000 đồng).
• Vùng III: 3.090.000 đồng/tháng (tăng 190.000 đồng).
• Vùng IV: 2.760.000 đồng/tháng (tăng 180.000 đồng).

Việc xác định địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng được thực hiện theo danh mục ban hành kèm theo Nghị định này. Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác địa điểm đặt trụ sở hoặc chi nhánh để áp dụng mức lương phù hợp.

5 nguyên tắc "vàng" khi xây dựng thang lương, bảng lương năm 2018

Dù doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế số lượng bậc lương, nhưng việc xây dựng phải tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt tại Nghị định 49/2013/NĐ-CP:

1. Mức lương bậc 1 không thấp hơn lương tối thiểu vùng

Đây là yêu cầu cơ bản nhất. Đối với lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường, mức lương không được phép thấp hơn con số quy định tại Nghị định 141/2017/NĐ-CP tương ứng với từng vùng.

2. Cộng thêm ít nhất 7% cho lao động đã qua đào tạo

Đối với những người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề (kể cả do doanh nghiệp tự đào tạo), mức lương phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.

3. Phụ cấp cho điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại

Công việc có điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải có mức lương cao hơn ít nhất 5%; đối với điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc có độ phức tạp tương đương trong điều kiện bình thường.

4. Khoảng cách giữa các bậc lương

Để khuyến khích người lao động nâng cao tay nghề và gắn bó lâu dài, khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải ít nhất bằng 5%.

5. Sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động

Trước khi ban hành, doanh nghiệp bắt buộc phải tham khảo ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc.

Hồ sơ và thủ tục gửi thang bảng lương năm 2018

Theo hướng dẫn tại Quyết định 1858/QĐ-LĐTBXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ để gửi đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Công văn đề nghị đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương.
• Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương của Giám đốc/Tổng Giám đốc.
• Biên bản thông qua hệ thống thang lương, bảng lương (có ý kiến của Công đoàn).
• Bảng hệ thống thang lương, bảng lương chi tiết.
• Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng cho từng chức danh nghề nghiệp.
• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp của doanh nghiệp.

Lời khuyên pháp lý: Việc chậm trễ điều chỉnh bảng lương khi lương tối thiểu vùng tăng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các mức xử phạt hành chính theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Do đó, các bộ phận nhân sự cần chủ động thực hiện ngay trong tháng 01/2018 này.