Thành lập doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình công ty cổ phần với cơ cấu quản lý phức tạp, luôn là một thách thức đối với những người mới bắt đầu khởi nghiệp. Không chỉ dừng lại ở việc chuẩn bị hồ sơ, người thành lập còn phải trực tiếp làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh, điều này tốn không ít thời gian và công sức. Chính vì vậy, việc sử dụng văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần đã trở thành giải pháp tối ưu được nhiều doanh nhân lựa chọn.

1. Việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh có được phép không?

Trong bối cảnh kinh tế năng động cuối năm 2022, nhu cầu gia nhập thị trường của các doanh nghiệp mới tăng cao. Tuy nhiên, không phải cá nhân nào cũng có đủ thời gian hoặc kiến thức chuyên môn để tự mình hoàn tất các thủ tục hành chính rườm rà. Câu hỏi đặt ra là: Liệu pháp luật có cho phép người khác thay mặt mình thực hiện các thủ tục này?

Câu trả lời là CÓ. Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, ủy quyền là một trong hai hình thức đại diện hợp pháp. Cụ thể, Điều 135 quy định về căn cứ xác lập quyền đại diện:

"Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (sau đây gọi là đại diện theo ủy quyền); theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là đại diện theo pháp luật)."

Bên cạnh đó, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp cũng dành riêng một điều khoản để hướng dẫn về việc ủy quyền thực hiện thủ tục này. Điều này khẳng định tính pháp lý vững chắc cho việc thuê các đơn vị tư vấn hoặc cá nhân có kinh nghiệm thay mặt chủ sở hữu làm việc với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

2. Quy định chi tiết về ủy quyền theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Tại Điều 12 của Nghị định này, cơ quan quản lý đã nêu rõ các trường hợp ủy quyền. Tùy vào đối tượng được ủy quyền là cá nhân hay tổ chức mà yêu cầu về hồ sơ sẽ có sự khác biệt:

• Trường hợp ủy quyền cho cá nhân: Người nộp hồ sơ phải nộp kèm văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
• Trường hợp ủy quyền cho tổ chức: Đây là hình thức phổ biến khi doanh nghiệp thuê các công ty luật hoặc đơn vị tư vấn. Khi đó, hồ sơ cần có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp đi nộp hồ sơ.

3. Mẫu văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần chuẩn nhất

Dưới đây là các mẫu văn bản cần thiết mà bạn có thể tham khảo để đảm bảo hồ sơ được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp nhận ngay từ lần đầu tiên.

3.1 Mẫu Hợp đồng cung cấp dịch vụ (Dành cho tổ chức)

Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất xác lập mối quan hệ giữa người thành lập công ty và đơn vị dịch vụ.

3.2 Mẫu Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu dùng để định danh cá nhân cụ thể thuộc đơn vị dịch vụ sẽ trực tiếp làm việc với cán bộ tại quầy tiếp nhận.

4. Những lưu ý "vàng" khi thực hiện ủy quyền

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc gặp rắc rối pháp lý về sau, người thành lập công ty cần lưu ý:

• Kiểm tra thông tin: Đảm bảo thông tin trên văn bản ủy quyền khớp hoàn toàn với giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ phạm vi công việc (ví dụ: nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung hồ sơ, nhận kết quả, nộp lệ phí...).
• Thời hạn ủy quyền: Nên để thời hạn đủ dài để bao quát toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ (thường từ 15-30 ngày).

Việc chuẩn bị chu đáo văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh ngay từ những bước đầu tiên. Hy vọng những thông tin và mẫu biểu trên sẽ giúp ích cho quá trình khởi nghiệp của bạn.