Khởi nghiệp và thành lập công ty là bước ngoặt chiến lược của mọi cá nhân, tổ chức khi bước chân vào thương trường. Tuy nhiên, không ít nhà khởi nghiệp gặp phải cảnh "đi lại nhiều lần", hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung vì chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc sai biểu mẫu theo quy định hiện hành. Việc nắm vững thành phần hồ sơ đăng ký kinh doanh chuẩn xác theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ngay từ lần nộp đầu tiên.

Chuyên viên tư vấn pháp lý và các sáng lập viên rà soát hồ sơ thành lập doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là mô hình do một cá nhân duy nhất làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Căn cứ theo quy định tại Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Kê khai đầy đủ thông tin theo mẫu quy định (Mẫu số 1 theo Thông tư 121/2026/TT-BTC).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân: Áp dụng đối với chủ doanh nghiệp tư nhân (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực). Trường hợp chủ doanh nghiệp đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không bắt buộc phải nộp bản sao giấy tờ tùy thân.
• Hồ sơ chuyển đổi mô hình (nếu có): Nếu chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp tư nhân, cần nộp kèm bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
• Cam kết thực hiện mục tiêu xã hội, môi trường: Áp dụng nếu đăng ký theo mô hình doanh nghiệp xã hội (theo Mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Văn bản ủy quyền: Trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện nộp và nhận kết quả hồ sơ đăng ký kinh doanh.

2. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH một thành viên là loại hình doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu; chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ. Căn cứ theo Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ chuẩn chỉnh bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Áp dụng Mẫu số 2 theo hướng dẫn hiện hành.
• Điều lệ công ty: Văn bản nền tảng xác lập cơ chế vận hành nội bộ, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật và cơ cấu quản trị.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Kê khai theo Mẫu số 10 (nếu thuộc trường hợp có chủ sở hữu hưởng lợi).
• Giấy tờ pháp lý của chủ thể tham gia:
  • Đối với chủ sở hữu là cá nhân / Người đại diện theo pháp luật: Bản sao giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng.
  • Đối với chủ sở hữu là tổ chức: Bản sao Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; kèm theo giấy tờ ủy quyền cho người đại diện phần vốn góp và giấy tờ pháp lý của người đại diện này.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư 2020.
• Văn bản chấp thuận của cơ quan chuyên ngành: Đối với các ngành nghề đặc thù như công ty chứng khoán, bảo hiểm cần có văn bản chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc cơ quan quản lý chuyên trách.

3. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp có từ 02 đến tối đa 50 thành viên là cá nhân hoặc tổ chức. Các thành viên chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã cam kết góp. Căn cứ Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký thành lập gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Mẫu số 3 dành cho công ty TNHH hai thành viên trở lên.
• Điều lệ công ty: Do các thành viên cùng thống nhất thông qua và ký kết theo quy định pháp luật.
• Danh sách thành viên góp vốn: Mẫu số 06 (ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC), liệt kê rõ tỷ lệ sở hữu, giá trị vốn góp và loại tài sản góp vốn.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi: Kê khai theo Mẫu số 10 (nếu có).
• Bản sao giấy tờ pháp lý: Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của tất cả các thành viên góp vốn là cá nhân, người đại diện theo pháp luật; Giấy tờ pháp lý thành lập của thành viên là tổ chức kèm ủy quyền người đại diện phần vốn.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Áp dụng nếu có thành viên là nhà đầu tư nước ngoài theo Luật Đầu tư 2020.

4. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp phổ biến hàng đầu cho các dự án kinh doanh có quy mô lớn, có khả năng huy động vốn linh hoạt qua việc phát hành cổ phiếu và trái phiếu. Để thành lập công ty cổ phần, các sáng lập viên cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 gồm các tài liệu sau:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Áp dụng Mẫu số 4 dành riêng cho công ty cổ phần.
2. Điều lệ công ty cổ phần: Chứa đựng đầy đủ các nội dung theo luật định, có chữ ký của các cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức.
3. Danh sách cổ đông sáng lập: Mẫu số 07 kèm theo thông tin chi tiết về số lượng cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá và tỷ lệ sở hữu.
4. Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài và Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có).
5. Giấy tờ pháp lý của các cổ đông: Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của cổ đông sáng lập là cá nhân; bản sao giấy đăng ký kinh doanh/quyết định thành lập của cổ đông là tổ chức kèm văn bản cử người đại diện quản lý phần vốn.
6. Hồ sơ bổ sung theo trường hợp đặc biệt: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài; văn bản chấp thuận chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp nếu có.

5. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty hợp danh

Công ty hợp danh là doanh nghiệp có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (gọi là thành viên hợp danh). Thành viên hợp danh bắt buộc phải là cá nhân và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty. Theo Điều 23 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ thành lập gồm có:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Soạn thảo theo Mẫu số 5.
• Điều lệ công ty hợp danh: Do toàn bộ các thành viên hợp danh cùng ký tên phê duyệt.
• Danh sách thành viên công ty hợp danh: Phân định rõ thành viên hợp danh và thành viên góp vốn (nếu có) theo Mẫu số 09.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản sao giấy tờ tùy thân của tất cả các thành viên hợp danh và thành viên góp vốn là cá nhân; giấy tờ pháp lý tổ chức đối với thành viên góp vốn là pháp nhân.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Đối với thành viên góp vốn là nhà đầu tư nước ngoài theo Luật Đầu tư 2020.

6. Những lưu ý cốt lõi khi chuẩn bị và nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia

Để quy trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư lưu ý các tổ chức, cá nhân thực hiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử cần chú trọng:

• Tính đồng nhất của thông tin: Tên doanh nghiệp dự kiến đăng ký, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh chính (mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam cấp 4) và thông tin cá nhân phải hoàn toàn trùng khớp giữa Giấy đề nghị, Điều lệ và các Danh sách thành viên/cổ đông.
• Chữ ký số và xác thực tài khoản: Đảm bảo tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Chữ ký số công cộng dùng để ký số hồ sơ điện tử còn thời hạn và trùng khớp thông tin người được ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật.
• Thời hạn xử lý hồ sơ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và hướng dẫn sửa đổi cụ thể.