Trong quá trình vận hành và phát triển, việc điều chỉnh các thông tin liên quan đến chi nhánh như tên gọi, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh hay người đứng đầu là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật của Công ty cổ phần cũng có thể trực tiếp thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Vậy pháp luật quy định thế nào về việc ủy quyền và mẫu giấy ủy quyền ra sao để đảm bảo tính hợp lệ?

1. Quy định về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký hoạt động chi nhánh.

Cụ thể, tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định rõ về trường hợp ủy quyền cho cá nhân như sau:

"1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực."

Như vậy, điểm đáng lưu ý nhất là văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Điều này tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện các thay đổi nội dung hoạt động chi nhánh.

2. Các trường hợp cần thông báo thay đổi nội dung hoạt động chi nhánh

Khi có sự thay đổi các nội dung đã đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở. Các nội dung thay đổi thường gặp bao gồm:

• Thay đổi tên chi nhánh;
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh;
• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh;
• Thay đổi người đứng đầu chi nhánh (Giám đốc chi nhánh);
• Thay đổi thông tin đăng ký thuế của chi nhánh.

Thủ tục này được thực hiện theo quy định tại Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

3. Mẫu Giấy ủy quyền thông báo thay đổi nội dung hoạt động chi nhánh CTCP

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền chuẩn mực, đầy đủ các yếu tố pháp lý mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay:

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Mặc dù thủ tục ủy quyền khá đơn giản, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để tránh hồ sơ bị trả lại:

• Giấy tờ pháp lý kèm theo: Khi nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải xuất trình bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/CMND/Hộ chiếu) trùng khớp với thông tin ghi trên Giấy ủy quyền.
• Nội dung ủy quyền: Cần ghi rõ tên chi nhánh và các nội dung thay đổi cụ thể để tránh việc cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối do phạm vi ủy quyền không rõ ràng.
• Thời hạn: Nên xác định rõ thời hạn ủy quyền để đảm bảo an toàn pháp lý cho doanh nghiệp sau khi công việc đã hoàn thành.

Việc nắm vững các quy định về ủy quyền không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong công việc mà còn đảm bảo tính tuân thủ pháp luật trong quản trị doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng gặp khó khăn trong việc soạn thảo hồ sơ hoặc cần tư vấn chuyên sâu về thủ tục đăng ký kinh doanh, hãy liên hệ với các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.