Trong quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp, việc chuyển đổi loại hình từ Công ty Cổ phần sang Công ty TNHH Một thành viên là một bước đi chiến lược nhằm tinh gọn bộ máy quản lý hoặc thay đổi chủ sở hữu. Tuy nhiên, các thủ tục hành chính tại Phòng Đăng ký kinh doanh thường đòi hỏi sự tỉ mỉ và tốn nhiều thời gian. Để tối ưu hóa quy trình, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương thức ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức chuyên nghiệp thực hiện.

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục chuyển đổi doanh nghiệp năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, mọi hoạt động tổ chức lại doanh nghiệp đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014. Cụ thể, việc chuyển đổi công ty cổ phần thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được quy định tại Điều 197 Luật Doanh nghiệp 2014.

Bên cạnh đó, hồ sơ và trình tự đăng ký doanh nghiệp được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Một trong những văn bản không thể thiếu trong bộ hồ sơ khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp là Giấy ủy quyền.

Tại sao cần Giấy ủy quyền khi thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư?

Theo quy định về thủ tục hành chính, người nộp hồ sơ và nhận kết quả phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trường hợp người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho người khác thực hiện thì phải có văn bản ủy quyền hợp lệ. Giấy ủy quyền này giúp:

• Xác định rõ phạm vi công việc mà người được ủy quyền được phép thực hiện.
• Đảm bảo tính pháp lý cho các chữ ký và văn bản do người được ủy quyền xác lập trong quá trình làm việc với cơ quan nhà nước.
• Giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sắp xếp nhân sự thực hiện các thủ tục pháp lý.

Mẫu Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục chuyển đổi doanh nghiệp chuẩn 2018

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được thiết kế dựa trên các yêu cầu thực tế của Phòng Đăng ký kinh doanh năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------***----------

..., ngày ... tháng ... năm 2018

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp)

I. BÊN ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên A):

Tên doanh nghiệp: .....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: ................. do ................................. cấp ngày ........................

Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ........................................... Chức vụ: .......................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Sau đây gọi là Bên B):

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: ................................

Số CMND/Thẻ CCCD: ................. do ............................. cấp ngày .........................

Hộ khẩu thường trú: ...................................................................................................

Chỗ ở hiện tại: ...........................................................................................................

III. NỘI DUNG VÀ PHẠM VI ỦY QUYỀN:

1. Bên B thay mặt Bên A thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chuyển đổi Công ty Cổ phần thành Công ty TNHH Một thành viên tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố .................................

2. Phạm vi công việc bao gồm: Nộp hồ sơ, sửa đổi bổ sung hồ sơ (nếu có), nhận thông báo, nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp, thực hiện các thủ tục về con dấu và các công việc khác có liên quan trực tiếp đến thủ tục chuyển đổi nêu trên.

3. Bên B có quyền ký tên trên các tờ khai, biểu mẫu và các văn bản hành chính cần thiết trong quá trình thực hiện công việc được ủy quyền.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Bên B hoàn thành toàn bộ nội dung công việc nêu trên hoặc có văn bản chấm dứt ủy quyền từ Bên A.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo Giấy ủy quyền

Để Giấy ủy quyền được cơ quan chức năng chấp nhận, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin cá nhân của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với hồ sơ pháp lý và giấy tờ tùy thân.
• Phạm vi ủy quyền rõ ràng: Cần ghi rõ tên thủ tục là "Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Công ty Cổ phần thành Công ty TNHH Một thành viên" để tránh bị từ chối hồ sơ do ủy quyền không đúng nội dung.
• Con dấu và chữ ký: Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu chính thức của công ty cổ phần đang thực hiện chuyển đổi.
• Kèm theo giấy tờ tùy thân: Khi đi nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải mang theo bản sao có chứng thực CMND/CCCD còn hiệu lực để đối chiếu.

Việc chuẩn bị chu đáo Giấy ủy quyền không chỉ giúp quy trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong các giao dịch hành chính công. Hy vọng mẫu văn bản trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho quý doanh nghiệp trong năm 2018.