Trong chính sách thuế thu nhập cá nhân hiện hành, khoản giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc luôn là một trong những cơ chế pháp lý quan trọng nhất giúp người nộp thuế giảm bớt nghĩa vụ tài chính hàng tháng. Để được hưởng trọn vẹn quyền lợi này, cá nhân có nghĩa vụ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc theo đúng quy trình và biểu mẫu quy định. Người nộp thuế có thể linh hoạt lựa chọn đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức nơi công tác) hoặc trực tiếp thực hiện giao dịch với cơ quan thuế quản lý.

Căn cứ Mục 2 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1933/QĐ-BTC, thủ tục đăng ký thuế lần đầu đối với người phụ thuộc được hệ thống hóa chính thức với mã số thủ tục hành chính là 1.008498. Quy định này cũng đồng thời hướng dẫn chi tiết các hình thức và hồ sơ cần thiết cho cả hai phương thức thực hiện.

1. Ủy quyền đăng ký thuế cho người phụ thuộc thông qua cơ quan chi trả thu nhập

Đây là phương thức phổ biến và thuận tiện nhất đối với các cá nhân đang làm việc theo hợp đồng lao động tại các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Cá nhân có nhu cầu đăng ký giảm trừ gia cảnh sẽ chuẩn bị hồ sơ và nộp trực tiếp cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán của tổ chức chi trả thu nhập.

Trường hợp cá nhân phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp khác nhau trong năm tính thuế, pháp luật quy định cá nhân chỉ được ủy quyền đăng ký thuế cho người phụ thuộc tại duy nhất một cơ quan chi trả thu nhập. Sau khi hoàn tất đăng ký tại tổ chức được ủy quyền, cá nhân có trách nhiệm thông báo số định danh cá nhân (đối với người phụ thuộc mang quốc tịch Việt Nam) hoặc mã số thuế đã được cấp (đối với người phụ thuộc là người nước ngoài) cho các cơ quan chi trả thu nhập còn lại để các đơn vị này căn cứ thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đúng quy định.

Hồ sơ cá nhân nộp cho cơ quan chi trả thu nhập

Bộ hồ sơ do người nộp thuế gửi cho tổ chức chi trả thu nhập gồm có các thành phần sau:

• Văn bản ủy quyền đăng ký thuế: Sử dụng Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Bảng kê khai thông tin nuôi dưỡng: Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN về bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng, áp dụng bắt buộc nếu người phụ thuộc rơi vào các trường hợp quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025);
• Giấy tờ chứng minh quan hệ phụ thuộc: Bản sao hợp lệ các giấy tờ xác định mối quan hệ theo pháp luật về thuế thu nhập cá nhân (như Giấy khai sinh của con, Giấy chứng nhận kết hôn của vợ/chồng, Giấy xác nhận khuyết tật, Xác nhận không có khả năng lao động...);
• Giấy tờ nhân thân đối với trường hợp đặc thù: Bản sao hộ chiếu còn thời hạn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác còn hiệu lực nếu người phụ thuộc là người mang quốc tịch nước ngoài hoặc người Việt Nam đang định cư, sinh sống ở nước ngoài.

Sau khi nhận đủ hồ sơ từ người lao động, cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ thông tin vào Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc (Mẫu số 20-ĐKT-TH) và chuyển tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn để doanh nghiệp gửi tờ khai tổng hợp này tới cơ quan thuế là chậm nhất 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh với doanh nghiệp.

2. Tự trực tiếp kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế với cơ quan thuế

Trường hợp cá nhân không thực hiện ủy quyền qua đơn vị chi trả thu nhập (hoặc cá nhân tự do, không làm việc cố định tại một cơ quan), pháp luật cho phép người nộp thuế tự lập hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc và gửi trực tiếp tới cơ quan thuế thẩm quyền.

Xác định nơi nộp hồ sơ đăng ký thuế

Địa điểm tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế được phân định cụ thể như sau:

• Nộp tại Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cá nhân làm việc: Áp dụng đối với cá nhân có nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng các cơ quan, tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế TNCN hàng tháng;
• Nộp tại Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi phát sinh công việc: Áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức, cá nhân nước ngoài trực tiếp chi trả cho công việc tại Việt Nam.

Trường hợp cá nhân tự trực tiếp đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc, thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế để bảo đảm quyền lợi được tính giảm trừ gia cảnh cho toàn bộ năm đó.

Thành phần hồ sơ đăng ký trực tiếp

Cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ bao gồm các văn bản sau:

• Tờ khai đăng ký thuế theo Mẫu số 20-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành (áp dụng song song với hướng dẫn tại Thông tư 87/2026/TT-BTC);
• Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN (nếu thuộc các trường hợp pháp luật yêu cầu xác nhận nuôi dưỡng);
• Bản sao các giấy tờ chứng minh quan hệ phụ thuộc theo quy định pháp luật về thuế TNCN;
• Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác nếu người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc người Việt Nam cư trú tại nước ngoài.

Đối với giao dịch theo phương thức điện tử (thông qua Thuế điện tử hay Cổng Dịch vụ công), bản sao các văn bản chứng minh được chấp nhận dưới dạng bản sao điện tử đã qua chứng thực số hoặc số hóa đúng chuẩn quy định của Luật Quản lý thuế 2025.

3. Hình thức nộp hồ sơ và thời hạn giải quyết của cơ quan thuế

Nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính và tạo điều kiện tối đa cho người dân, người nộp thuế có thể thực hiện nộp hồ sơ theo một trong các hình thức đa dạng:

1. Nộp trực tuyến (Online): Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Ứng dụng Định danh quốc gia (VNeID) hoặc Hệ thống Thông tin quản lý thuế / Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;
2. Nộp trực tiếp (Offline): Tại Bộ phận Một cửa - Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã;
3. Nộp qua bưu chính: Sử dụng dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ đại lý thuế hoặc ủy quyền hợp pháp cho tổ chức đại diện thực hiện.

Thời hạn tiếp nhận và phản hồi hồ sơ điện tử: Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi hệ thống công thông tin ghi nhận hồ sơ, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận qua đường điện tử. Trường hợp từ chối, thông báo phải nêu cụ thể lý do chưa hợp lệ để người nộp thuế kịp thời chỉnh sửa, bổ sung.

Thời hạn xử lý và trả kết quả chính thức đối với thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Người nộp thuế hoàn toàn không phải nộp bất kỳ khoản phí hay lệ phí nào khi thực hiện thủ tục này.

4. Trả kết quả đăng ký thuế và những lưu ý bắt buộc về số định danh cá nhân

Kết quả giải quyết thủ tục đăng ký thuế cho người phụ thuộc được cơ quan thuế trả thông qua hai hình thức tùy thuộc vào quốc tịch và tình trạng dữ liệu dân cư của người phụ thuộc:

• Đối với người phụ thuộc là người Việt Nam: Cơ quan thuế tiến hành đối soát tự động với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu thông tin khớp đúng, kết quả mã số thuế / xác nhận người phụ thuộc sẽ được thông báo trực tiếp qua địa chỉ email hoặc số điện thoại cá nhân đã đăng ký trên hệ thống;
• Đối với người phụ thuộc chưa có số định danh cá nhân (người nước ngoài hoặc người Việt Nam sinh sống tại nước ngoài): Cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo mã số thuế cá nhân theo Mẫu số 14-MST gửi cho người nộp thuế hoặc đơn vị chi trả thu nhập.

Lưu ý quan trọng từ cơ quan thuế: Khi thực hiện kê khai, cá nhân mang quốc tịch Việt Nam phải kiểm tra chính xác các trường thông tin cơ bản gồm Họ tên, Ngày tháng năm sinh và Số định danh cá nhân (CCCD) bảo đảm khớp đúng 100% với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp người phụ thuộc chưa được cấp số định danh cá nhân hoặc thông tin dân cư chưa chuẩn xác, người nộp thuế cần chủ động liên hệ Công an cấp xã/phường nơi cư trú để làm thủ tục cập nhật, làm sạch dữ liệu trước khi nộp hồ sơ đăng ký thuế, tránh trường hợp hồ sơ bị hệ thống tự động từ chối do không trùng khớp dữ liệu.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn quy trình, thành phần hồ sơ và cách thức đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc theo quy định pháp luật thuế TNCN hiện hành. Người nộp thuế nên chủ động kê khai sớm để bảo đảm tối đa quyền lợi giảm trừ gia cảnh chính đáng của mình.