Trong lộ trình đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện và hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước, việc xử lý thông tin liên quan đến các đối tượng thuộc diện tạm hoãn xuất cảnh hoặc chưa cho nhập cảnh đang bước vào một giai đoạn cải cách mang tính bước ngoặt. Việc số hóa toàn bộ quy trình này giúp khắc phục những bất cập tồn tại nhiều năm qua của cơ chế quản lý truyền thống, đồng thời gia tăng tốc độ phản ứng, tính chính xác và sự bảo mật trong công tác quản lý biên giới.

Lộ trình chấm dứt tiếp nhận hồ sơ giấy và số hóa dữ liệu xuất nhập cảnh

Theo hướng dẫn chỉ đạo tại Công văn 18046/QLXNC-P5 của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, cơ quan này đã đề ra lộ trình cụ thể nhằm chuyển đổi phương thức làm việc từ truyền thống sang môi trường điện tử hiện đại. Động thái này nhằm cụ thể hóa việc triển khai Thông tư 71/2026/TT-BCA do Bộ Công an ban hành ngày 25/5/2026 (chính thức thay thế Thông tư 79/2020/TT-BCA).

Các mốc thời gian chuyển giao quan trọng được cơ quan quản lý xác định rõ ràng như sau:

• Kể từ ngày 01/9/2026: Cục Quản lý xuất nhập cảnh chính thức vận hành hệ thống tiếp nhận, xử lý dữ liệu thông tin về người thuộc diện tạm hoãn xuất cảnh, chưa cho nhập cảnh thông qua hệ thống mạng điện tử chuyên ngành.
• Kể từ ngày 01/10/2026: Dừng tiếp nhận hoàn toàn các văn bản, hồ sơ bằng giấy đối với tất cả các thông báo, đề nghị tạm hoãn xuất cảnh hoặc chưa cho nhập cảnh từ các cơ quan có thẩm quyền gửi đến.

Thực tế cho thấy, việc gửi và tiếp nhận văn bản giấy trước đây thường mất nhiều thời gian di chuyển, tra cứu thủ công, dễ dẫn đến nguy cơ chậm trễ trong việc áp dụng các biện pháp ngăn chặn cần thiết. Do đó, việc ứng dụng triệt để nền tảng điện tử không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý thông tin xuống còn tính bằng giây mà còn hạn chế tối đa sai sót hoặc thất lạc hồ sơ trong quá trình chuyển phát.

Cơ quan chức năng cần chuẩn bị những kỹ thuật và đầu mối gì?

Để bảo đảm hệ thống vận hành thông suốt, không bị gián đoạn và tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn an toàn an ninh mạng, Cục Quản lý xuất nhập cảnh đã đề nghị các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra quyết định tạm hoãn xuất cảnh khẩn trương hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật và nhân lực:

1. Hạ tầng công nghệ thông tin: Bố trí trang thiết bị máy tính có kết nối mạng Internet tốc độ cao, được trang bị các giải pháp bảo mật, an toàn thông tin chuyên dụng.
2. Công cụ pháp lý số: Trang bị chữ ký số cá nhân cho người có thẩm quyền ký ban hành quyết định và chữ ký số cơ quan để bảo đảm tính xác thực pháp lý tuyệt đối của dữ liệu giao dịch trên môi trường điện tử.
3. Đầu mối vận hành: Phân công cán bộ đầu mối chuyên trách tiếp nhận tài khoản đăng nhập, phối hợp cài đặt, thiết lập kết nối và tích hợp dữ liệu với hệ thống của Cục Quản lý xuất nhập cảnh trước ngày 01/8/2026.

Đối với các cơ quan, ban ngành đã có Quy chế phối hợp nghiệp vụ riêng với Cục Quản lý xuất nhập cảnh từ trước, các nội dung quy trình kỹ thuật sẽ tiếp tục được triển khai linh hoạt theo các cam kết tại Quy chế đó.

Sự thắt chặt về mặt hồ sơ và căn cứ pháp lý đối với từng đối tượng

Bên cạnh việc chuyển đổi phương thức tiếp nhận sang môi trường số, Công văn 18046/QLXNC-P5 cũng đặc biệt nhấn mạnh về tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ đính kèm đối với từng trường hợp áp dụng biện pháp ngăn chặn nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cũng như tính minh bạch trong thi hành pháp luật.

1. Người đang có nghĩa vụ chấp hành bản án, quyết định của Tòa án hoặc Hội đồng Cạnh tranh

Trường hợp đối tượng là người nước ngoài đang có nghĩa vụ thi hành bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định của Hội đồng cạnh tranh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 28 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, hồ sơ gửi trên hệ thống điện tử bắt buộc phải đính kèm bản sao trích xuất hợp lệ quyết định tương ứng của Tòa án hoặc Hội đồng Cạnh tranh.

2. Đối tượng chấp hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính

Đối với trường hợp tạm hoãn xuất cảnh do đang có nghĩa vụ chấp hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo điểm d khoản 1 Điều 28 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, quyết định tạm hoãn xuất cảnh số hóa gửi đến phải đi kèm bản sao điện tử quyết định xử phạt vi phạm hành chính đã ban hành.

3. Trường hợp bị cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính

Đặc biệt, đối với công dân Việt Nam là người đang bị cưỡng chế hoặc là người đại diện theo pháp luật cho tổ chức đang bị cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính mà xét thấy cần thiết ngăn chặn ngay hành vi bỏ trốn theo quy định tại khoản 6 Điều 36 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, hồ sơ gửi đến bắt buộc phải tích hợp bản sao quyết định cưỡng chế thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính tương ứng.

"Nhằm bảo đảm tính chính xác, kịp thời và tránh các khiếu nại phát sinh, việc số hóa toàn bộ dữ liệu tạm hoãn xuất cảnh đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa cơ quan ra quyết định và cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Việc thiếu hụt các văn bản căn cứ kèm theo trong hồ sơ điện tử có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối tiếp nhận trên hệ thống."

Tóm lại, việc chuyển đổi từ văn bản giấy sang môi trường điện tử trong tiếp nhận thông tin tạm hoãn xuất cảnh và chưa cho nhập cảnh là yêu cầu tất yếu trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính. Các cơ quan chức năng, tổ chức và cá nhân có liên quan cần chủ động nắm vững quy định để thực hiện chính xác, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.