Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2012, khi xây dựng thang lương, bảng lương, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có số lượng lao động ít, chưa đủ điều kiện hoặc chưa kịp thành lập Công đoàn cơ sở, việc xin xác nhận từ Công đoàn cấp trên là bước đi cần thiết để hợp thức hóa hồ sơ gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội cấp huyện.

Chuyên gia pháp lý hướng dẫn quy trình xác nhận chưa thành lập công đoàn (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp cần Công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 121/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018), doanh nghiệp khi xây dựng hoặc sửa đổi thang lương, bảng lương phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp chưa có Công đoàn cơ sở, doanh nghiệp phải liên hệ với Công đoàn cấp trên trực tiếp (thường là Liên đoàn Lao động quận/huyện hoặc Công đoàn các Khu công nghiệp - Khu chế xuất) để xin ý kiến hoặc xác nhận về việc chưa đủ điều kiện thành lập. Văn bản này là thành phần hồ sơ không thể thiếu khi thực hiện thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương theo quy định pháp luật lao động hiện hành năm 2019.

Nội dung chi tiết Mẫu Công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn

Dưới đây là mẫu công văn chuẩn được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hợp danh, công ty TNHH và cổ phần trong năm 2019:

(TÊN DOANH NGHIỆP) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: ...../CV-....	....., ngày ... tháng ... năm 2019

CÔNG VĂN
V/v: Đề nghị xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn cơ sở

Kính gửi: Ban Thường vụ Liên đoàn Lao động .....................................................

Tên doanh nghiệp: .....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: .................................................................................................

Địa chỉ trụ sở: ............................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: ................................. Chức vụ: .............................

Căn cứ Bộ luật Lao động 2012 và Luật Công đoàn 2012 quy định về quyền và trách nhiệm của người lao động, người sử dụng lao động trong việc thành lập tổ chức Công đoàn.

Hiện nay, Công ty chúng tôi có tổng số lao động là: ....... người. Đối chiếu với các quy định hiện hành, Công ty chúng tôi nhận thấy chưa đủ điều kiện để thành lập Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp (hoặc đang trong quá trình chuẩn bị nhưng chưa hoàn tất).

Để hoàn tất thủ tục xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động theo đúng quy định tại Nghị định 121/2018/NĐ-CP, Công ty kính đề nghị Ban Thường vụ Liên đoàn Lao động ......................... xem xét và xác nhận nội dung nêu trên.

Công ty cam kết sẽ thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động và tạo điều kiện thuận lợi để thành lập Công đoàn cơ sở ngay khi đủ điều kiện theo quy định.

Rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của Quý cơ quan.

Trân trọng cảm ơn./.

XÁC NHẬN CỦA CÔNG ĐOÀN CẤP TRÊN (Ký tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT DOANH NGHIỆP (Ký tên, đóng dấu)

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp cần được chuẩn bị chỉn chu (ảnh minh họa)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục năm 2019

1. Về thẩm quyền: Doanh nghiệp cần xác định đúng Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý địa bàn hoặc ngành nghề của mình để gửi công văn.

2. Về thời gian: Thông thường, sau khi nhận được công văn, Công đoàn cấp trên sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ nhân sự, danh sách đóng BHXH của doanh nghiệp trước khi ký xác nhận. Thời gian xử lý thường từ 3-5 ngày làm việc.

3. Về kinh phí công đoàn: Dù chưa thành lập Công đoàn cơ sở, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động theo quy định tại Nghị định 191/2013/NĐ-CP.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Công văn xác nhận chưa thành lập Công đoàn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2012 mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quan hệ lao động hài hòa tại đơn vị.