Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như thay đổi nhận diện thương hiệu, con dấu bị hỏng, hoặc giải thể đơn vị phụ thuộc, các doanh nghiệp hợp danh cần thực hiện thủ tục hủy mẫu con dấu của văn phòng đại diện. Đây là một bước pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh từ việc sử dụng con dấu cũ không còn giá trị.

Doanh nhân thực hiện các thủ tục pháp lý về con dấu doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục hủy mẫu con dấu

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động liên quan đến con dấu của doanh nghiệp và đơn vị phụ thuộc được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền tự quyết của doanh nghiệp đối với hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu.
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT: Cung cấp hệ thống biểu mẫu chuẩn cho các thông báo gửi cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tại sao phải thông báo hủy mẫu con dấu?

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tương tự, khi không còn sử dụng mẫu dấu đó nữa, việc thông báo hủy là bắt buộc để:

• Chấm dứt hiệu lực pháp lý của mẫu dấu cũ trên hệ thống quản lý nhà nước.
• Bảo vệ doanh nghiệp trước các hành vi giả mạo hoặc sử dụng trái phép con dấu đã hết giá trị.
• Đảm bảo sự thống nhất trong hồ sơ pháp lý của văn phòng đại diện.

Cận cảnh mẫu con dấu doanh nghiệp được đóng trên văn bản chính thức (ảnh minh họa)

Mẫu thông báo hủy mẫu con dấu văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được trích xuất từ Phụ lục II-15 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT:

(TÊN DOANH NGHIỆP) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …………..	……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc hủy mẫu con dấu của văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp: .......................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): .......................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Thông báo về việc hủy mẫu con dấu như sau:

1. Thông tin về văn phòng đại diện:

- Tên văn phòng đại diện: ...............................................................................................

- Mã số văn phòng đại diện: ............................................................................................

2. Hình thức mẫu con dấu:

Mẫu con dấu	Ghi chú
(Đóng dấu trực tiếp vào đây)

3. Thời điểm hết hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày .... tháng ... năm ...

Đề nghị Quý Phòng công bố việc hủy mẫu con dấu của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Quy trình thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

1. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp thông báo trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc nộp qua mạng điện tử.
2. Tiếp nhận và kiểm tra: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ của thông báo.
3. Công bố thông tin: Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện đăng tải thông báo hủy mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý rằng, việc hủy mẫu dấu cũ thường đi kèm với việc thông báo mẫu dấu mới (nếu thay đổi) hoặc là một phần của thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần lưu giữ biên nhận của cơ quan đăng ký kinh doanh để đối chiếu khi cần thiết.