Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, việc quản lý và báo cáo hóa đơn đóng vai trò then chốt trong công tác kế toán thuế. Không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn còn là căn cứ để cơ quan thuế giám sát tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh của đơn vị.

Kế toán doanh nghiệp thực hiện rà soát hóa đơn trước khi lập báo cáo (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý và đối tượng thực hiện báo cáo hóa đơn

Tính đến thời điểm đầu năm 2019, các quy định về hóa đơn vẫn được thực hiện chủ yếu dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các tổ chức kinh doanh (bao gồm cả doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp đang hoạt động) đều có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2019

Thông thường, doanh nghiệp thực hiện nộp báo cáo theo quý. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ hai trường hợp sau:

2.1. Nộp báo cáo theo quý

Áp dụng cho đa số các doanh nghiệp đang hoạt động ổn định. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 30 (hoặc 31) của tháng đầu tiên quý tiếp theo. Cụ thể trong năm 2019:

• Quý I: Chậm nhất ngày 30/04/2019.
• Quý II: Chậm nhất ngày 30/07/2019.
• Quý III: Chậm nhất ngày 30/10/2019.
• Quý IV: Chậm nhất ngày 30/01/2020.

2.2. Nộp báo cáo theo tháng

Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc đang trong diện bị cưỡng chế hóa đơn. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu BC26/AC

Để lập báo cáo chính xác, kế toán cần chuẩn bị bảng kê hóa đơn đầu ra và đối soát số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ. Dưới đây là các bước thực hiện trên phần mềm HTKK:

"Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải phản ánh đầy đủ các thông tin về: Số tồn đầu kỳ, số mua/phát hành trong kỳ, số đã sử dụng, số xóa bỏ, số mất và số hủy."

Các cột chỉ tiêu cần lưu ý:

• Cột 2 (Tên loại hóa đơn): Chọn loại hóa đơn doanh nghiệp đang dùng (thường là Hóa đơn GTGT).
• Cột 3 (Ký hiệu mẫu hóa đơn): Ví dụ: 01GTKT3/001.
• Cột 4 (Ký hiệu hóa đơn): Ví dụ: AA/18P (nếu là hóa đơn đặt in năm 2018).
• Cột 13 (Số lượng đã sử dụng): Là tổng số hóa đơn đã viết cho khách hàng (không bao gồm số xóa bỏ, mất, hủy).
• Cột 15, 17, 19 (Xóa bỏ, Mất, Hủy): Phải liệt kê chi tiết số hóa đơn tương ứng vào các cột này.

Ký duyệt báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trước khi gửi cơ quan thuế (ảnh minh họa)

4. Những sai sót thường gặp và mức xử phạt

Việc chậm nộp hoặc nộp sai báo cáo hóa đơn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có. Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn:

• Chậm nộp từ 1 đến 10 ngày: Có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền ở mức thấp nếu có tình tiết giảm nhẹ.
• Chậm nộp trên 10 ngày: Mức phạt tiền sẽ tăng dần tùy theo số ngày chậm trễ.
• Lập sai, thiếu chỉ tiêu: Doanh nghiệp phải thực hiện nộp lại báo cáo điều chỉnh trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra.

5. Lời khuyên cho kế toán Công ty TNHH Một thành viên

Trong bối cảnh năm 2019, khi lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP đang được đẩy mạnh, các doanh nghiệp TNHH Một thành viên nên:

1. Chủ động rà soát lại kho hóa đơn giấy hiện tại.
2. Cân nhắc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm để giảm bớt gánh nặng báo cáo thủ công và tránh rủi ro mất mát, cháy hỏng hóa đơn.
3. Luôn kiểm tra kỹ số tồn cuối kỳ của báo cáo quý trước để làm số tồn đầu kỳ cho báo cáo quý này, đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

Việc tuân thủ đúng quy định về báo cáo hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn xây dựng uy tín tốt với cơ quan thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động quyết toán thuế sau này.