Quy định về việc tự in hóa đơn của doanh nghiệp trong năm 2019

Trong bối cảnh ngành Thuế đang đẩy mạnh lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, việc sử dụng hóa đơn tự in vẫn là một lựa chọn phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện về quy mô và hạ tầng kỹ thuật. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, không phải mọi tổ chức kinh doanh đều có quyền tự tạo hóa đơn mà phải tuân thủ các tiêu chuẩn khắt khe về vốn và tính tuân thủ pháp luật thuế.

1. Đối tượng được phép tạo hóa đơn tự in

Căn cứ theo quy định tại Điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các đối tượng sau đây được phép tự in hóa đơn kể từ khi có mã số thuế:

• Doanh nghiệp tại các khu đặc thù: Các đơn vị được thành lập trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao.
• Đơn vị sự nghiệp công lập: Có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp có vốn điều lệ lớn: Các doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên (tính theo số vốn thực góp đến thời điểm thông báo phát hành). Quy định này áp dụng cho cả các chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh nếu trụ sở chính đã thực hiện tự in hóa đơn.

"Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT."

2. Điều kiện đối với doanh nghiệp có vốn dưới 15 tỷ đồng

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng, pháp luật vẫn mở ra cơ hội tự in hóa đơn nếu thuộc khối sản xuất, dịch vụ và có mức đầu tư tài sản cố định từ 1 tỷ đồng trở lên. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật như:

• Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo việc lập hóa đơn.
• Sử dụng phần mềm tự in hóa đơn có khả năng kết chuyển dữ liệu vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu.
• Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế (hoặc mức phạt dưới 50 triệu đồng trong vòng 365 ngày gần nhất).

3. Thủ tục và trách nhiệm của doanh nghiệp

Trước khi chính thức sử dụng, doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Quyết định này phải nêu rõ hệ thống thiết bị sử dụng, bộ phận chịu trách nhiệm kỹ thuật và mẫu hóa đơn dự kiến.

Cần lưu ý rằng, việc đánh số thứ tự trên hóa đơn tự in phải được thực hiện tự động bởi phần mềm. Mỗi số hóa đơn chỉ được in ra một lần duy nhất; các lần in sau phải được đóng dấu hoặc thể hiện rõ là bản sao (copy) để tránh gian lận.

4. Lộ trình bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Mặc dù hiện tại doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn tự in theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, nhưng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn tự in cho đến khi có thông báo chính thức từ cơ quan thuế về việc chuyển đổi hoàn toàn sang phương thức điện tử.

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế.