Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) không chỉ là việc ghi chép sổ sách mà còn là chiến lược tối ưu hóa chi phí và tuân thủ pháp luật thuế. Theo quy định mới nhất, mọi TSCĐ đều phải được theo dõi chặt chẽ qua bộ hồ sơ riêng biệt và trích khấu hao đúng quy định.

Việc nắm vững các nguyên tắc quản lý và trích khấu hao giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có, đặc biệt là trong kỳ quyết toán thuế năm 2026. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết dựa trên Văn bản hợp nhất 12/VBHN-BTC năm 2025 (hợp nhất từ Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi).

1. Nhận diện đúng Tài sản cố định trong doanh nghiệp

Để quản lý hiệu quả, trước hết kế toán cần phân loại chính xác TSCĐ hữu hình và vô hình:

• Tài sản cố định hữu hình: Là những tư liệu lao động có hình thái vật chất (nhà cửa, máy móc, thiết bị...) thỏa mãn các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng.
• Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng thể hiện giá trị đầu tư lớn như quyền sử dụng đất, bằng sáng chế, bản quyền tác giả...

Nguyên giá TSCĐ được xác định là toàn bộ chi phí doanh nghiệp bỏ ra để có được tài sản tính đến thời điểm đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Đây là con số gốc để tính toán mức trích khấu hao hàng năm.

2. Nguyên tắc quản lý TSCĐ: Chặt chẽ và Minh bạch

Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp bắt buộc phải có bộ hồ sơ riêng để theo dõi. Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 45/2013/TT-BTC, bộ hồ sơ này bao gồm:

• Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chính.
• Các chứng từ liên quan đến xuất xứ, tờ khai hải quan (nếu nhập khẩu).
• Thẻ tài sản cố định và Sổ theo dõi chi tiết.

Doanh nghiệp phải quản lý TSCĐ theo 03 chỉ số chính: Nguyên giá, Số hao mòn lũy kế và Giá trị còn lại. Công thức xác định giá trị còn lại như sau:

Giá trị còn lại = Nguyên giá - Số hao mòn lũy kế

3. Nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ năm 2026

Tất cả TSCĐ hiện có của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh, trừ một số trường hợp đặc biệt quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 45/2013/TT-BTC như:

• TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng.
• TSCĐ bị mất hoặc không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ thuê tài chính).
• TSCĐ là quyền sử dụng đất lâu dài không được trích khấu hao.

Lưu ý quan trọng: Việc trích hoặc thôi trích khấu hao được thực hiện bắt đầu từ ngày TSCĐ tăng hoặc giảm. Doanh nghiệp cần thông báo phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi thực hiện để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí khi tính thuế TNDN.

4. Xử lý TSCĐ khi bị hư hỏng hoặc mất mát

Đối với TSCĐ chưa khấu hao hết nhưng bị mất hoặc hư hỏng không thể sửa chữa, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm bồi thường. Phần chênh lệch giữa giá trị còn lại và tiền bồi thường sẽ được bù đắp bằng Quỹ dự phòng tài chính. Nếu quỹ không đủ, phần thiếu hụt sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Việc tuân thủ đúng các quy định về quản lý và trích khấu hao không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính mà còn là lá chắn vững chắc trước các đợt thanh tra, kiểm tra thuế. Nếu bạn còn thắc mắc về cách tính khấu hao cho các loại tài sản đặc thù, hãy tham khảo thêm các hướng dẫn tại Thông tư 30/2025/TT-BTC mới nhất.