Trong bối cảnh quản lý tài chính doanh nghiệp ngày càng chặt chẽ, việc thiết lập một hệ thống kế toán minh bạch ngay từ đầu là bước đi sống còn của mọi đơn vị kinh doanh. Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc lựa chọn chế độ kế toán phù hợp nhưng phải thực hiện thông báo với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Tại sao doanh nghiệp phải gửi Công văn đăng ký chế độ kế toán?

Việc gửi công văn này không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là căn cứ pháp lý để cơ quan Thuế theo dõi, kiểm tra và chấp thuận các phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp áp dụng. Đặc biệt, trong giai đoạn năm 2019, khi các quy định về hóa đơn điện tử đang dần được triển khai nhưng hóa đơn giấy vẫn còn phổ biến, việc xác định rõ hình thức sử dụng hóa đơn là cực kỳ quan trọng.

Tùy vào quy mô doanh nghiệp, đơn vị có thể lựa chọn áp dụng chế độ kế toán theo:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Dành cho mọi loại hình doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế.
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Các nội dung trọng tâm trong Công văn đăng ký

Một bản công văn đầy đủ cần thể hiện rõ các yếu tố sau:

1. Hệ thống tài khoản và chứng từ: Doanh nghiệp cần nêu rõ áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư nào, có sửa đổi bổ sung hay không.
2. Hình thức kế toán: Có thể chọn Nhật ký chung, Nhật ký - Cái, hoặc Chứng từ ghi sổ.
3. Niên độ kế toán: Thông thường bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
4. Phương pháp khấu hao và tồn kho: Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thuế thu nhập doanh nghiệp.

Mẫu Công văn đăng ký thực hiện chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp với thực tế đơn vị mình:

(Tên doanh nghiệp) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …/… V/v: Đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, sử dụng hóa đơn	…, ngày … tháng … năm …

Kính gửi: …………………….. (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………..

Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………

Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………….

Căn cứ vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, (Tên doanh nghiệp) xin đăng ký sử dụng chế độ kế toán và hình thức sử dụng hóa đơn theo các nội dung sau:

1. Chế độ kế toán áp dụng: Việt Nam.

• Của ngành hoạt động: ………………………………………………………………………………
• Hệ thống chứng từ ban đầu: ………………………………………………………….………
• Hệ thống tài khoản: ……………………………………………………………………………..
• Hệ thống sổ kế toán: ……………………………………….…………………………………
• Hệ thống báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.

2. Ngôn ngữ sử dụng trong kế toán: Tiếng Việt Nam

3. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VND)

Các đồng tiền khác phát sinh phải được quy đổi ra tiền Việt Nam đồng theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

4. Niên độ kế toán áp dụng: Từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm.

5. Chế độ khấu hao tài sản cố định: Theo phương pháp đường thẳng.

6. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).

7. Hình thức sử dụng hóa đơn: Sử dụng hóa đơn đặt in theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Kính đề nghị (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) xem xét và chấp thuận.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP.

GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Khi soạn thảo công văn này, doanh nghiệp cần lưu ý tính nhất quán. Ví dụ, nếu đã chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho là FIFO thì phải áp dụng xuyên suốt trong niên độ kế toán đó. Mọi sự thay đổi về sau đều phải có văn bản giải trình và thông báo lại với cơ quan Thuế. Ngoài ra, việc lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán phải tuân thủ thời hạn tối thiểu 10 năm đối với các chứng từ quan trọng phục vụ việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính.

Hy vọng mẫu công văn và những hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ pháp lý một cách nhanh chóng và chính xác nhất.