Tại sao cần Giấy ủy quyền khi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hàng quý, tổ chức kinh doanh có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đối với các công ty hợp danh, việc thực hiện các thủ tục hành chính thuế thường do các thành viên hợp danh hoặc nhân viên kế toán đảm nhiệm.

Giấy ủy quyền đóng vai trò là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ từ người không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị một văn bản ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có trong bối cảnh thanh kiểm tra thuế ngày càng nghiêm ngặt.

Căn cứ pháp lý áp dụng (Bối cảnh năm 2019)

Tại thời điểm tháng 8 năm 2019, các quy định về hóa đơn và báo cáo hóa đơn vẫn đang được điều chỉnh bởi các văn bản quan trọng sau:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về cơ cấu tổ chức và quyền đại diện của công ty hợp danh.

Mẫu Giấy ủy quyền báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mới nhất

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà các công ty hợp danh có thể tham khảo và áp dụng để thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2019

GIẤY ỦY QUYỀN

(Về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn)

I. BÊN ỦY QUYỀN:

Tên doanh nghiệp: ....................................................................................................

Mã số doanh nghiệp: .................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính: .................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật: .................................... Chức vụ: ............................

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN:

Họ và tên: ................................................................. Giới tính: .............................

Số CMND/CCCD: ........................... Cấp ngày: ................. Tại: ............................

Hộ khẩu thường trú: .................................................................................................

Chức vụ hiện tại (nếu có): .......................................................................................

III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

1. Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau tại Chi cục Thuế/Cục Thuế .................................................................................................:

• Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) cho Quý .... năm 2019.
• Giải trình các vấn đề liên quan đến hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế.
• Nhận các thông báo, kết quả phản hồi từ cơ quan thuế.

2. Bên được ủy quyền có quyền ký tên trên các giấy tờ, hồ sơ cần thiết trong phạm vi công việc nêu trên.

IV. THỜI HẠN ỦY QUYỀN:

Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký và ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi lập Giấy ủy quyền

Để đảm bảo Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất và được cơ quan thuế chấp nhận ngay từ lần đầu, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin chính xác: Mọi thông tin về mã số thuế, địa chỉ và số CMND của người được ủy quyền phải khớp hoàn toàn với giấy tờ gốc và dữ liệu đăng ký doanh nghiệp.
• Dấu pháp nhân: Đối với công ty hợp danh, Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật (thường là thành viên hợp danh có thẩm quyền) và đóng dấu tròn của công ty.
• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ là ủy quyền cho kỳ báo cáo nào (ví dụ: Quý III/2019) để giới hạn quyền hạn của người được ủy quyền, tránh các rủi ro ngoài ý muốn.

Việc tuân thủ đúng quy trình báo cáo hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động tài chính mà còn là cơ sở để cơ quan quản lý đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật thuế của đơn vị, từ đó tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường.