Trong bối cảnh thị trường bất động sản diễn biến sôi động vào cuối năm 2023, nhu cầu chuyển nhượng quyền sử dụng đất của những người con xa quê, người đang công tác tại nước ngoài hoặc vì lý do sức khỏe không thể trực tiếp có mặt tại văn phòng công chứng ngày càng tăng cao. Câu hỏi đặt ra là: Liệu pháp luật có cho phép xác lập việc ủy quyền khi bên được ủy quyền vắng mặt? Đây là một vấn đề pháp lý tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không nắm vững các quy định về hình thức và trình tự thực hiện.

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh giao dịch ủy quyền

Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần đối chiếu với hệ thống quy định pháp luật hiện hành (tính đến thời điểm tháng 10/2023), bao gồm:

• Bộ luật Dân sự 2015;
• Luật Đất đai 2013;
• Luật Công chứng 2014.

Theo quy định tại Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015 về căn cứ xác lập quyền đại diện:

“Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (sau đây gọi là đại diện theo ủy quyền); theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là đại diện theo pháp luật).”

2. Phân biệt Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền: Chìa khóa để thực hiện khi vắng mặt

Thực tế pháp lý cho thấy có hai hình thức phổ biến để xác lập quan hệ ủy quyền, và sự khác biệt giữa chúng chính là câu trả lời cho việc có cần sự có mặt của cả hai bên hay không.

Giấy ủy quyền – Hành vi pháp lý đơn phương

Giấy ủy quyền là văn bản do bên ủy quyền lập, ghi nhận việc chỉ định người khác nhân danh mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định. Bản chất của Giấy ủy quyền là hành vi pháp lý đơn phương. Do đó, về nguyên tắc, bên ủy quyền có thể tự mình ký vào Giấy ủy quyền mà không bắt buộc bên nhận ủy quyền phải có mặt hay ký cùng lúc. Tuy nhiên, hình thức này thường chỉ áp dụng cho các công việc đơn giản, ít rủi ro.

Hợp đồng ủy quyền – Sự thỏa thuận của hai bên

Ngược lại, theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015:

“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Vì là một loại hợp đồng, nên về nguyên tắc chung, cần có sự tham gia ký kết của cả hai bên. Tuy nhiên, đối với các giao dịch bất động sản, Luật Công chứng 2014 đã mở ra một cơ chế linh hoạt tại khoản 2 Điều 55.

3. Quy trình công chứng ủy quyền khi hai bên ở hai địa phương khác nhau

Nếu bạn đang ở TP. Hồ Chí Minh và muốn ủy quyền cho người thân ở Hà Nội bán đất, bạn không nhất thiết phải bay ra Hà Nội hoặc người thân phải bay vào TP. Hồ Chí Minh. Quy trình thực hiện như sau:

1. Bước 1: Bên ủy quyền đến một tổ chức hành nghề công chứng tại nơi mình cư trú để yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền. Tại đây, bên ủy quyền sẽ ký vào hợp đồng trước mặt công chứng viên.
2. Bước 2: Bên ủy quyền gửi bản gốc hợp đồng đã được công chứng cho bên được ủy quyền.
3. Bước 3: Bên được ủy quyền mang hợp đồng đó đến tổ chức hành nghề công chứng tại nơi mình cư trú để ký tiếp vào bên nhận ủy quyền và hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Quy định này tại Điều 55 Luật Công chứng 2014 giúp tháo gỡ khó khăn về khoảng cách địa lý cho người dân.

4. Những lưu ý "vàng" để tránh rủi ro khi ủy quyền bán đất

Dù pháp luật cho phép, nhưng việc ủy quyền bán đất – một tài sản có giá trị lớn – luôn tiềm ẩn những rủi ro về tranh chấp hoặc lạm dụng quyền hạn. Luật sư khuyến nghị bạn cần lưu ý:

• Phạm vi ủy quyền: Cần ghi rõ người được ủy quyền có quyền thực hiện những hành vi nào (ký hợp đồng đặt cọc, ký hợp đồng chuyển nhượng, nhận tiền, nộp thuế...). Tránh dùng những cụm từ quá chung chung như "toàn quyền quyết định".
• Thời hạn ủy quyền: Nên xác định một khoảng thời gian cụ thể phù hợp với tiến độ giao dịch. Nếu không thỏa thuận, thời hạn này mặc định là 01 năm theo quy định dân sự.
• Thù lao và nghĩa vụ: Dù là người thân, việc làm rõ vấn đề thù lao và trách nhiệm bồi thường nếu xảy ra sai sót là cần thiết để bảo vệ quyền lợi đôi bên.
• Địa điểm công chứng: Theo Điều 42 Luật Công chứng 2014, văn bản ủy quyền liên quan đến bất động sản là một trong những trường hợp ngoại lệ không bị giới hạn bởi phạm vi tỉnh, thành phố nơi có đất. Bạn có thể công chứng tại bất kỳ đâu thuận tiện nhất.

Tóm lại, bạn hoàn toàn có thể ký ủy quyền bán đất khi vắng mặt bên được ủy quyền thông qua hình thức Giấy ủy quyền hoặc thực hiện công chứng Hợp đồng ủy quyền tại hai thời điểm/địa điểm khác nhau. Để đảm bảo an toàn pháp lý cao nhất cho các giao dịch bất động sản trong năm 2023, việc thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng uy tín là lựa chọn tối ưu.

Trên đây là nội dung tư vấn chuyên sâu về việc ủy quyền bán đất khi vắng mặt các bên. Hy vọng thông tin này giúp quý khách hàng thực hiện giao dịch một cách thuận lợi và an toàn.