Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia và hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục hành chính đang có những bước tiến vượt bậc. Từ ngày 05/8/2026, người dân và doanh nghiệp khi thực hiện nộp hồ sơ tại hệ thống ki-ốt thông minh sẽ được trải nghiệm quy trình xác thực danh tính hoàn toàn tự động, nhanh chóng và an toàn tuyệt đối thông qua Ứng dụng định danh quốc gia VNeID hoặc thẻ Căn cước gắn chip.

Xác thực danh tính tự động qua VNeID và thẻ Căn cước từ ngày 05/8/2026

Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 309/2026/NĐ-CP (bổ sung khoản 2a Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP), quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính qua các thiết bị thông minh đã được pháp lý hóa rõ ràng. Cụ thể:

"Đối với hồ sơ nộp qua ki-ốt thông minh, hệ thống sẽ tự động xác thực danh tính qua Ứng dụng định danh quốc gia VNeID hoặc qua thiết bị đọc thẻ Căn cước. Việc xác thực này có giá trị thay thế việc kiểm tra, đối chiếu giấy tờ tùy thân của công dân. Sau khi xác thực danh tính, việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo khoản 1 và khoản 2 Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP."

Quy định này đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng. Nếu như trước đây, người dân phải xuất trình các loại giấy tờ tùy thân bản giấy để cán bộ chuyên trách đối chiếu thủ công, thì nay hệ thống ki-ốt tự động quét dữ liệu sinh trắc học hoặc tài khoản VNeID để hoàn tất bước kiểm tra danh tính chỉ trong vài giây. Điều này không chỉ cắt giảm tối đa thời gian chờ đợi mà còn triệt tiêu nguy cơ giả mạo giấy tờ trong giao dịch hành chính.

Ki-ốt thông minh là gì và hoạt động như thế nào?

Khái niệm về thiết bị công nghệ này đã được định nghĩa chính thức tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 309/2026/NĐ-CP (bổ sung khoản 9 Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP):

"Ki-ốt thông minh là thiết bị đầu cuối chuyên dụng, được kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cho phép tổ chức, cá nhân tự tra cứu thông tin, nộp hồ sơ, xác thực định danh, thanh toán trực tuyến và nhận kết quả thủ tục hành chính tự động."

Có thể hình dung ki-ốt thông minh giống như một "ngân hàng tự động ATM" nhưng dành riêng cho các dịch vụ hành chính công. Người dân khi đến làm thủ tục chỉ cần thao tác trên màn hình cảm ứng tương tác để:

• Tra cứu quy trình, thành phần hồ sơ và phí, lệ phí liên quan.
• Quét thẻ Căn cước hoặc mở ứng dụng VNeID trên điện thoại để hệ thống xác thực tài khoản.
• Scan các tài liệu, hồ sơ đính kèm trực tiếp tại thiết bị.
• Thanh toán lệ phí trực tuyến qua mã QR hoặc thẻ ngân hàng.
• Nhận giấy hẹn hoặc nhận kết quả thủ tục hành chính tự động (đối với các dịch vụ trả kết quả tức thì).

Khuyến khích mở rộng ki-ốt thông minh nhưng giữ nguyên thẩm quyền giải quyết

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân tiếp cận dịch vụ công mọi lúc, mọi nơi, khoản 2 Điều 2 Nghị định 309/2026/NĐ-CP (bổ sung khoản 2b Điều 4 Nghị định 118/2025/NĐ-CP) nêu rõ định hướng nâng cấp hạ tầng cơ sở:

Khuyến khích các cơ quan, tổ chức chủ động triển khai lắp đặt ki-ốt thông minh tại các địa điểm trọng yếu bao gồm:

1. Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả ở các cấp hành chính.
2. Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, thành phố.
3. Các Điểm tiếp nhận và trả kết quả tại cộng đồng dân cư.

Tuy nhiên, pháp luật cũng khẳng định nguyên tắc quản lý nhà nước chặt chẽ: Việc triển khai và ứng dụng ki-ốt thông minh hoàn toàn không làm thay đổi thẩm quyền, trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định. Điều này bảo đảm tính pháp lý tối thượng, quyền lợi chính đáng của tổ chức, cá nhân cũng như chất lượng thẩm định nội dung hồ sơ.

Lợi ích thiết thực đối với người dân và cơ quan quản lý

Sự xuất hiện của ki-ốt thông minh kết hợp với xác thực điện tử qua VNeID và thẻ Căn cước mang lại nhiều lợi ích đột phá:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Người dân không cần phải xếp hàng chờ đợi cán bộ tiếp nhận tại quầy, có thể chủ động nộp hồ sơ cả ngoài giờ hành chính nếu ki-ốt được bố trí ở không gian mở.
• Giảm thiểu tình trạng tiêu cực, nhẫn nại: Mọi thao tác xử lý hoàn toàn trực tuyến và công khai trên máy, hạn chế tối đa sự can thiệp chủ quan hay tiếp xúc trực tiếp không cần thiết.
• Tối ưu hóa nguồn lực hành chính: Cán bộ chuyên môn giảm tải được khối lượng công việc kiểm tra thủ công, tập trung vào khâu xử lý nghiệp vụ chuyên sâu và thẩm định hồ sơ.

Tóm lại, quy định mới hiệu lực từ 05/8/2026 về xác thực VNeID và thẻ Căn cước tại ki-ốt thông minh là bước tiến quan trọng thúc đẩy chính phủ số, mang lại sự tiện ích minh bạch và hài lòng cho mọi công dân khi giải quyết công việc hành chính.