Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, việc số hóa các quan hệ lao động không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết. Theo lộ trình triển khai Nghị định 337/2025/NĐ-CP, một quy định mới mang tính đột phá đang được đề xuất: Bắt buộc định danh mọi hợp đồng lao động điện tử bằng một mã ID duy nhất kể từ ngày 01/7/2026.

Mã định danh ID: "Căn cước" của hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Khi chuyển sang hình thức điện tử, tính xác thực và duy nhất của văn bản này cần được đảm bảo tuyệt đối. Dự thảo Thông tư quy định chi tiết Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã cụ thể hóa nguyên tắc này tại Điều 3:

“Điều 3. Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

1. Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.”

Việc cấp mã ID này không chỉ đơn thuần là một dãy số quản lý, mà nó đóng vai trò như một tấm "thẻ căn cước" giúp cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp và người lao động có thể truy xuất, đối soát thông tin một cách nhanh chóng, chính xác trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

Giải mã cấu trúc mã ID hợp đồng lao động điện tử

Để đảm bảo tính khoa học và khả năng mở rộng, Điều 4 của dự thảo Thông tư đã đưa ra cấu trúc ID hết sức chi tiết. Mã ID này sẽ do hệ thống tự động tạo ra bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số. Cụ thể:

1. Ký tự chữ cái đầu tiên (Phân loại nguồn gốc)

• Ký tự A: Dành cho các hợp đồng lao động điện tử được giao kết mới hoàn toàn thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng lao động điện tử (eContract) đảm bảo quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• Ký tự B: Dành cho các hợp đồng được chuyển đổi từ văn bản giấy sang định dạng điện tử để đồng bộ lên hệ thống.
• Ký tự C: Dành cho các hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước thời điểm quy định có hiệu lực (trước ngày 01/7/2026).

2. 12 ký tự số tiếp theo (Thông tin định vị)

• 02 số đầu: Mã tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (theo bảng mã hành chính quốc gia).
• 02 số tiếp theo: Hai số cuối của năm mà hợp đồng được đồng bộ thành công lên Nền tảng.
• 08 số cuối: Số thứ tự tăng dần của hợp đồng trong năm đó tại địa phương tương ứng.

Ví dụ minh họa: Một mã ID có dạng A012600000099 sẽ cho chúng ta biết đây là hợp đồng điện tử giao kết mới (A), tại Hà Nội (01), được đồng bộ trong năm 2026 (26) và là hợp đồng thứ 99 được ghi nhận trên hệ thống.

Lợi ích thiết thực của việc định danh hợp đồng

Việc áp dụng mã ID duy nhất mang lại lợi ích đa chiều cho các bên trong quan hệ lao động:

• Đối với người lao động: Dễ dàng theo dõi quá trình làm việc, đóng bảo hiểm xã hội và bảo vệ quyền lợi pháp lý khi có tranh chấp xảy ra mà không lo thất lạc hợp đồng giấy.
• Đối với doanh nghiệp: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự. Đồng thời, việc đồng bộ hóa giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính về lao động, bảo hiểm một cách tự động và chính xác.
• Đối với cơ quan quản lý: Nắm bắt kịp thời biến động thị trường lao động, ngăn chặn tình trạng ký khống hợp đồng hoặc vi phạm các quy định về thời giờ làm việc, tiền lương.

Với mốc thời gian 01/7/2026 đang đến gần, các doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và chuẩn bị hạ tầng công nghệ để thích ứng với quy định mới này, đảm bảo mọi hợp đồng lao động đều được định danh và quản lý đúng pháp luật.