Trong hoạt động kinh doanh, việc tặng quà cho đối tác và khách hàng là một nét văn hóa đẹp nhằm tri ân và gắn kết mối quan hệ. Tuy nhiên, dưới góc độ kế toán và thuế, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng: Liệu khoản chi này có được coi là chi phí hợp lý để giảm bớt gánh nặng thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)?

Điều kiện để chi phí quà tặng được trừ khi tính thuế TNDN

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể là tại Điều 4, các khoản chi mua quà tặng khách hàng sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đồng thời 03 điều kiện "vàng" sau đây:

• Tính liên quan: Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tặng quà phải nhằm mục đích quảng bá thương hiệu, duy trì quan hệ khách hàng phục vụ kinh doanh.
• Tính hợp pháp của chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Hình thức thanh toán: Đối với các hóa đơn mua quà tặng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

"Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế."

Lưu ý rằng, nếu đến hạn thanh toán mà doanh nghiệp lại thực hiện trả bằng tiền mặt cho các hóa đơn trên 20 triệu đồng này, kế toán phải chủ động kê khai điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán đó.

Hướng dẫn kê khai thuế GTGT đối với quà tặng khách hàng

Bên cạnh thuế TNDN, việc xử lý thuế giá trị gia tăng (GTGT) cũng là vấn đề quan trọng. Theo hướng dẫn tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi doanh nghiệp xuất quà tặng khách hàng, quy trình kê khai được thực hiện như sau:

1. Lập hóa đơn xuất quà tặng

Dù là tặng không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn ghi rõ là hàng tặng không thu tiền. Giá tính thuế GTGT được xác định theo giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.

2. Kê khai trên tờ khai thuế

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT đầu ra như đối với hoạt động bán hàng thông thường. Thuế suất thường áp dụng là 10% (trừ các trường hợp đặc biệt). Các thông tin về doanh thu và thuế GTGT đầu ra sẽ được điền vào các chỉ tiêu tương ứng (ví dụ chỉ tiêu [32] và [33]) trên mẫu tờ khai 01/GTGT.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để tối ưu hóa chi phí và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi quyết toán, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, trong đó quy định cụ thể về định mức và đối tượng tặng quà. Đồng thời, việc kiểm soát chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu mua hàng đến khâu xuất tặng là yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi chính đáng của đơn vị.