Tại sao Công ty hợp danh cần thu hồi chứng thư số?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam đầu năm 2020, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh. Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, và ký kết hợp đồng kinh tế một cách nhanh chóng và an toàn. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan và chủ quan, doanh nghiệp có thể cần phải thu hồi chứng thư số đã cấp để đảm bảo an toàn pháp lý.

Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2020

Việc quản lý và sử dụng chứng thư số tại thời điểm này được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Đối với công ty hợp danh, các quy định về đại diện theo pháp luật và quản lý con dấu, chữ ký còn phải tuân thủ các nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp 2014.

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số bị thu hồi trong các trường hợp cụ thể sau:

"1. Chứng thư số hết thời hạn hiệu lực.
2. Theo yêu cầu bằng văn bản từ thuê bao, có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý thuê bao hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Khi thuê bao là cá nhân đã chết, mất tích theo tuyên bố của tòa án hoặc thuê bao là tổ chức giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật..."

Thủ tục thu hồi chứng thư số cần được thực hiện đúng quy trình để tránh rủi ro pháp lý (ảnh minh họa)

Mẫu Giấy đề nghị thu hồi chứng thư số cho Công ty hợp danh

Dưới đây là mẫu giấy đề nghị thu hồi chứng thư số được thiết kế chuẩn xác, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết theo yêu cầu của các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) tại Việt Nam.

GIẤY ĐỀ NGHỊ THU HỒI CHỨNG THƯ SỐ

Kính gửi: ..............................................................................
(Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số - ví dụ: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA...)

(Tên doanh nghiệp): ………. đề nghị …………… thu hồi chứng thư số với các thông tin sau:

1. Thông tin chủ thuê bao đề nghị thu hồi chứng thư số

• Tên doanh nghiệp: ............................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ..................................... do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư cấp ngày..................
• Địa chỉ trụ sở chính: ..........................................................................................................................
• Số điện thoại: ........................ Email: .................................................................
• Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà: ....................................................
• Chức vụ: ...........................................................................................
• CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ......................... cấp ngày: .................. tại: ........................................

2. Thông tin về chứng thư số đề nghị thu hồi

• Mã số chứng thư (Serial Number): ...................................
• Ngày cấp: ............................. Ngày hết hạn: .......................
• Lý do đề nghị thu hồi: ............................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn về tính trung thực của nội dung Giấy đề nghị này và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các giao dịch phát sinh trước thời điểm chứng thư số được thu hồi chính thức.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Để quá trình thu hồi diễn ra thuận lợi, Công ty hợp danh cần lưu ý các điểm sau:

• Thẩm quyền ký giấy đề nghị: Theo quy định tại Điều 179 Luật Doanh nghiệp 2014, các thành viên hợp danh có quyền đại diện theo pháp luật và tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Do đó, người ký giấy đề nghị phải là người có thẩm quyền đại diện được ghi nhận trong Điều lệ công ty hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thời gian hiệu lực: Chứng thư số sẽ chỉ thực sự hết hiệu lực sau khi nhà cung cấp dịch vụ (CA) cập nhật trạng thái thu hồi lên hệ thống phân phối chứng thư số. Trong thời gian chờ đợi, doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về các chữ ký được tạo ra.
• Bảo mật thiết bị: Ngay sau khi gửi đề nghị thu hồi, doanh nghiệp nên niêm phong thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token) để tránh việc sử dụng trái phép trong thời gian chuyển tiếp.