Việc thành lập văn phòng đại diện là một trong những phương thức phổ biến và hiệu quả nhất để các thương nhân nước ngoài tiếp cận, tìm hiểu thị trường Việt Nam trước khi quyết định đầu tư dài hạn. So với việc thành lập một pháp nhân mới, văn phòng đại diện giúp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành và thời gian thực hiện thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để được cơ quan chức năng chấp thuận, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là hoàn thiện Đơn đề nghị cấp phép thành lập văn phòng đại diện đúng quy định.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động của Văn phòng đại diện nước ngoài

Tính đến thời điểm năm 2023, các hoạt động liên quan đến việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:

• Luật Thương mại 2005: Khung pháp lý cơ bản về hoạt động thương mại.
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.
• Thông tư 11/2016/TT-BCT: Ban hành hệ thống biểu mẫu chuẩn, trong đó có mẫu đơn MĐ-1.

Chi tiết mẫu Đơn đề nghị cấp phép Văn phòng đại diện (Mẫu MĐ-1)

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, đơn đề nghị là thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ. Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu đơn MĐ-1:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....., ngày… tháng… năm…

ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP GIẤY PHÉP THÀNH LẬP
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Kính gửi: ……… (tên Cơ quan cấp Giấy phép)

Tên thương nhân: .................................................................................................
Tên thương nhân bằng tiếng Anh: ..........................................................................
Tên thương nhân viết tắt: .......................................................................................
Giấy phép thành lập/Đăng ký doanh nghiệp/Mã số doanh nghiệp: … Ngày cấp: .../.../... Cơ quan cấp: .................
Thời hạn còn lại của Giấy phép thành lập/Đăng ký doanh nghiệp: ......................
Ngành nghề kinh doanh: ..........................................................................................
Vốn Điều lệ: ...........................................................................................................
Số tài Khoản: ...................................... tại Ngân hàng: ...........................................
Địa chỉ trụ sở chính: ...............................................................................................
Điện thoại: ................................ Fax: ................................ Email: ........................

Văn phòng đại diện đã được cấp phép thành lập tại Việt Nam và đang hoạt động (nếu có):
Tên Văn phòng đại diện: ........................................................................................
Giấy phép số: … Ngày cấp …/.../... Cơ quan cấp: .................................................
Mã số thuế: ..............................................................................................................

Văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động (nếu có) theo Khoản 1 Điều 18 Nghị định 07/2016/NĐ-CP:
Tên Văn phòng đại diện: ........................................................................................
Thời điểm chấm dứt: ..............................................................................................

Đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mới như sau:
Tên Văn phòng đại diện: ........................................................................................
Địa điểm đặt trụ sở: ...............................................................................................
Nội dung hoạt động: ...............................................................................................
Người đứng đầu Văn phòng đại diện: .....................................................................
Số định danh cá nhân/Hộ chiếu: ............................................................................

Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm về sự trung thực của nội dung đơn và chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Việt Nam.

Đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Những lưu ý "vàng" khi kê khai thông tin trong đơn đề nghị

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu sửa đổi bổ sung nhiều lần, thương nhân cần lưu ý các điểm sau:

• Tên thương nhân: Phải khớp hoàn toàn với Giấy đăng ký kinh doanh tại nước sở tại. Nếu có bản dịch thuật công chứng, tên tiếng Anh phải thống nhất.
• Nội dung hoạt động: Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp (như ký kết hợp đồng mua bán, thu tiền). Nội dung hoạt động thường bao gồm: liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến cơ hội đầu tư.
• Địa điểm đặt trụ sở: Phải có địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp (có hợp đồng thuê văn phòng) và phù hợp với quy hoạch của địa phương.
• Người đứng đầu: Nếu là người nước ngoài, cần lưu ý về các thủ tục liên quan đến Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú sau khi văn phòng được thành lập.

Hồ sơ kèm theo đơn đề nghị cấp phép gồm những gì?

Bên cạnh đơn đề nghị theo mẫu MĐ-1, thương nhân cần chuẩn bị các tài liệu sau (tất cả tài liệu tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng):

1. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.
2. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
3. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình trạng thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất.
4. Bản sao hộ chiếu/CMND của người đứng đầu.
5. Tài liệu về địa điểm đặt trụ sở (Hợp đồng thuê, Giấy tờ nhà đất của bên cho thuê).

Việc nắm vững quy định và chuẩn bị kỹ lưỡng Đơn đề nghị cấp phép sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhanh chóng đi vào hoạt động ổn định tại thị trường Việt Nam đầy tiềm năng.