Trong lộ trình phát triển và mở rộng thị trường, việc thành lập chi nhánh là một bước đi chiến lược đối với các doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, do khối lượng công việc điều hành lớn, chủ doanh nghiệp tư nhân thường không thể trực tiếp có mặt tại cơ quan đăng ký kinh doanh để thực hiện các thủ tục hành chính. Lúc này, việc lập Giấy ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức thay mặt thực hiện thủ tục là giải pháp tối ưu và cần thiết.

Chủ doanh nghiệp thực hiện ký kết các văn bản ủy quyền quan trọng (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về ủy quyền đăng ký doanh nghiệp năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các hoạt động đăng ký doanh nghiệp nói chung và đăng ký hoạt động chi nhánh nói riêng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật khá chặt chẽ. Cụ thể:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp tư nhân trong việc thiết lập các đơn vị phụ thuộc.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Tại Điều 15 quy định rõ về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP: Văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 78, có hiệu lực từ ngày 10/10/2018, mang lại nhiều cải cách trong thủ tục hành chính.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản để có giá trị pháp lý trước Phòng Đăng ký kinh doanh.

Mẫu Giấy ủy quyền cần được soạn thảo rõ ràng và đầy đủ thông tin (ảnh minh họa)

Nội dung chi tiết Mẫu Giấy ủy quyền đăng ký hoạt động chi nhánh

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch với cơ quan đăng ký kinh doanh năm 2018:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm ....

GIẤY UỶ QUYỀN
Số: …….
(Về việc thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… … cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… … cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………………………

III. Phạm vi ủy quyền

1. Bên được ủy quyền có quyền thay mặt Bên ủy quyền liên hệ Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư ……… để nộp hồ sơ và nhận kết quả thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh cho doanh nghiệp.

2. Bên được ủy quyền có quyền lập văn bản, nhận văn bản, ký tên trên các giấy tờ cần thiết có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

Giấy Uỷ Quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi các công việc nêu trên được thực hiện toàn bộ, trừ khi đại diện Công Ty có bản thông báo rút uỷ quyền trước thời hạn.

BÊN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ và tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để quá trình đăng ký hoạt động chi nhánh diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

1. Kiểm tra thông tin Bên được ủy quyền

Thông tin về Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người được ủy quyền phải chính xác tuyệt đối so với bản sao kèm theo hồ sơ. Bất kỳ sai sót nhỏ nào về số định danh hoặc ngày cấp cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.

2. Xác định rõ phạm vi ủy quyền

Doanh nghiệp nên ghi rõ tên thủ tục là "Đăng ký hoạt động chi nhánh" thay vì ghi chung chung là "thủ tục đăng ký doanh nghiệp" để tránh các tranh chấp hoặc hiểu lầm không đáng có với cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

3. Thời hạn ủy quyền

Thông thường, giấy ủy quyền sẽ có hiệu lực cho đến khi hoàn thành công việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể ấn định một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: 30 ngày) để tăng cường tính kiểm soát đối với người được ủy quyền.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính pháp lý vững chắc cho các đơn vị phụ thuộc ngay từ khi mới thành lập.