Trong quản trị doanh nghiệp, hóa đơn không chỉ đơn thuần là chứng từ ghi nhận giao dịch mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc phân biệt thế nào là hóa đơn "3 Hợp": Hợp lý, Hợp lệ và Hợp pháp. Việc hiểu sai các khái niệm này có thể dẫn đến những án phạt nặng nề từ cơ quan thuế.

1. Hóa đơn hợp lý: Sự gắn kết với hoạt động kinh doanh

Khái niệm "hợp lý" thường được xem xét dưới góc độ thuế thu nhập doanh nghiệp. Một hóa đơn được coi là hợp lý khi nội dung kinh tế trên hóa đơn đó thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.

Ví dụ: Một doanh nghiệp kinh doanh vận tải mua xăng dầu cho xe là chi phí hợp lý. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp này lại lấy hóa đơn mua sắm đồ dùng cá nhân cho gia đình giám đốc thì đó là hóa đơn không hợp lý, dù hóa đơn đó có thể "hợp lệ" về mặt hình thức.

Hóa đơn hợp lý phải đảm bảo tính phù hợp giữa nội dung mua sắm với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của doanh nghiệp.

2. Hóa đơn hợp lệ: Tuân thủ nghiêm ngặt về hình thức và nội dung

Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn được lập đúng theo các nguyên tắc về hình thức và nội dung quy định tại pháp luật về hóa đơn. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• Đầy đủ nội dung: Phải có tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin người bán/người mua, danh mục hàng hóa dịch vụ, thuế suất... theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Đúng định dạng: Sử dụng ngôn ngữ XML và có đầy đủ chữ ký số theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Đúng thông tin đăng ký: Thông tin trên hóa đơn phải khớp với dữ liệu đã đăng ký với cơ quan thuế theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

3. Hóa đơn hợp pháp: "Lá chắn" cuối cùng chống lại gian lận

Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất để xác định tính pháp lý của chứng từ. Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do cơ quan thuế phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in/khởi tạo theo đúng quy định và đã làm thủ tục thông báo phát hành.

Ngược lại, việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp được quy định rõ tại khoan 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng.
• Sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc "mất tích" tại địa chỉ kinh doanh.
• Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế nợ thuế.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc tra cứu trạng thái hoạt động của đối tác trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế để đảm bảo hóa đơn đầu vào là hợp pháp.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn tài chính, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát hóa đơn chặt chẽ. Không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra tính đúng đắn của các con số, kế toán cần đối chiếu sự phù hợp của hàng hóa dịch vụ với thực tế hoạt động. Việc chủ động cập nhật các quy định mới tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có.