Bước sang giai đoạn đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia và đồng bộ hạ tầng dữ liệu số, Chính phủ đã ban hành Nghị định 326/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về định danh địa điểm. Một trong những điểm mới then chốt mang lại lợi ích thiết thực nhất cho người dân và doanh nghiệp chính là quy định cải cách thủ tục hành chính: không phải nộp lại bất kỳ giấy tờ hay thông tin nào đã có sẵn trên Cơ sở dữ liệu định danh địa điểm từ ngày 01/09/2026.

Cấm cán bộ đòi hỏi giấy tờ khi thông tin địa điểm đã được mã hóa dữ liệu

Trải qua nhiều năm triển khai thủ tục hành chính, người dân và doanh nghiệp thường xuyên gặp vướng mắc khi phải nộp lại hàng loạt bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bản vẽ sơ đồ nhà đất, xác nhận địa chỉ cư trú hoặc các chứng từ liên quan đến tọa độ, địa danh mỗi khi đi xin cấp phép xây dựng, đăng ký kinh doanh, hay thực hiện giao dịch dân sự.

Để chấm dứt triệt để tình trạng này, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 326/2026/NĐ-CP, dữ liệu định danh địa điểm được kết nối, chia sẻ và khai thác nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước cũng như phát triển kinh tế - xã hội. Việc chia sẻ, khai thác dữ liệu này bắt buộc phải bảo đảm tuân thủ đúng mục đích, phạm vi và thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành.

Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính không được yêu cầu cung cấp thành phần hồ sơ nếu các thông tin trong thành phần hồ sơ đó đã có dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu định danh địa điểm.

Quy định này thể hiện tinh thần triệt để của Chính phủ trong việc cắt giảm chi phí tuân thủ, loại bỏ các thủ tục rườm rà, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị công dựa trên nền tảng kỹ thuật số liên thông theo mục tiêu của Luật Dữ liệu 2024.

Cơ sở dữ liệu định danh địa điểm chứa những nhóm thông tin nào?

Để hiểu rõ phạm vi các loại giấy tờ và thông tin mà người dân không phải kê khai hay nộp lại, cần xem xét nguyên tắc xây dựng hệ thống định danh địa điểm quốc gia. Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 326/2026/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu định danh địa điểm bao gồm rất nhiều nhóm thông tin chuyên sâu được số hóa:

• Mã định danh và đối tượng định danh: Mã số định danh duy nhất cấp cho từng bất động sản, công trình, vị trí địa lý.
• Địa chỉ hành chính và lối tiếp cận: Chi tiết tên đường, số nhà, ngõ, hẻm, khu vực và hướng tiếp cận thực tế.
• Mã bưu chính và Tọa độ địa lý: Tọa độ GPS chuẩn xác xác định vị trí trên bản đồ không gian quốc gia.
• Thông tin pháp lý nhà đất: Tích hợp dữ liệu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo Luật Đất đai 2024.
• Trạng thái hoạt động và Tên địa điểm: Thông tin địa danh, cơ sở sản xuất kinh doanh, tên công trình hoặc khu vực dân cư.
• Dữ liệu kết cấu và không gian 3D: Dữ liệu mô phỏng không gian ba chiều đối với các dự án, tòa nhà, công trình hạ tầng phức tạp.
• Dấu hiệu nhận biết và thông tin chủ thể: Thông tin xác minh về chủ sở hữu, người có quyền sử dụng địa điểm hợp pháp.

Hệ thống dữ liệu này được xây dựng tập trung, thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 326/2026/NĐ-CP, nguồn dữ liệu phục vụ định danh địa điểm được thu thập, tích hợp và tạo lập trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai, các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành thuộc thẩm quyền quản lý của các bộ, cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân các địa phương.

Cơ chế cập nhật, sửa đổi khi dữ liệu định danh địa điểm bị sai lệch

Một câu hỏi quan trọng được nhiều người dân đặt ra là: Nếu thông tin địa điểm của gia đình hoặc doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu bị sai lệch (như sai tên đường, sai tọa độ, thiếu thông tin quyền sử dụng đất) thì sẽ xử lý như thế nào?

Về trách nhiệm của cơ quan nhà nước, điểm a khoản 3 Điều 6 Nghị định 326/2026/NĐ-CP bắt buộc cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu gốc phải có trách nhiệm thường xuyên, kịp thời cập nhật dữ liệu ngay khi phát sinh biến động thực tế và thực hiện đồng bộ ngay tức thì với Cơ sở dữ liệu định danh địa điểm quốc gia.

Đồng thời, đối với người dân và tổ chức, điểm c khoản 3 Điều 6 Nghị định 326/2026/NĐ-CP trao quyền chủ động phản ánh, kiến nghị. Trường hợp phát hiện thông tin định danh địa điểm bị thiếu sót, nhầm lẫn hoặc không chính xác so với hồ sơ thực tế, cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền gửi phản ánh, kiến nghị tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền để yêu cầu kiểm tra, đính chính và cập nhật lại dữ liệu chuẩn xác.

Lưu ý quan trọng: Không phải mọi loại giấy tờ đều được bãi bỏ hoàn toàn

Mặc dù quy định mới tại Nghị định 326/2026/NĐ-CP mở ra bước tiến lớn trong đơn giản hóa thủ tục hành chính, người dân và doanh nghiệp cần lưu ý rằng quy định này không đồng nghĩa với việc xóa bỏ toàn bộ mọi loại hồ sơ, giấy tờ giấy trong tất cả các giao dịch.

Việc miễn nộp lại thành phần hồ sơ chỉ được áp dụng khi đủ hai điều kiện song song:

1. Thông tin tương ứng trong hồ sơ thủ tục hành chính đã được thu thập, cập nhật chính xác và đang tồn tại trên Cơ sở dữ liệu định danh địa điểm quốc gia.
2. Cơ quan nhà nước tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại thời điểm đó đã hoàn tất hạ tầng kỹ thuật, có khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu thông suốt với Cơ sở dữ liệu định danh địa điểm theo thẩm quyền được giao.

Do đó, trong giai đoạn chuyển tiếp hoặc đối với các địa điểm chưa kịp hoàn thiện dữ liệu số hóa, người dân vẫn cần chủ động chuẩn bị các tài liệu chứng minh theo hướng dẫn của cơ quan thụ lý hồ sơ để bảo đảm thủ tục được giải quyết đúng tiến độ.