Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khác nhau như thay đổi tên gọi, loại hình doanh nghiệp, hoặc đơn giản là thay đổi thiết kế nhận diện, các công ty thường phải thực hiện thủ tục hủy mẫu con dấu cũ để sử dụng mẫu mới. Tại thời điểm năm 2018, việc quản lý con dấu đã có những bước tiến cải cách mạnh mẽ theo tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014.

1. Căn cứ pháp lý về con dấu doanh nghiệp năm 2018

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình. Tuy nhiên, trước khi sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cụ thể, quy trình này được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP và Nghị định 78/2015/NĐ-CP.

2. Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hủy mẫu con dấu?

Thông thường, doanh nghiệp thực hiện hủy mẫu con dấu trong các trường hợp sau:

• Thay đổi nội dung trên con dấu (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở khác quận/huyện/tỉnh nếu có ghi trên dấu).
• Thay đổi hình thức, kích thước hoặc màu mực của con dấu.
• Con dấu bị hư hỏng, mòn, không còn đảm bảo độ sắc nét khi đóng.
• Doanh nghiệp giải thể hoặc chấm dứt hoạt động.

3. Mẫu thông báo hủy mẫu con dấu doanh nghiệp

Dưới đây là mẫu thông báo được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT (Phụ lục II-11) mà doanh nghiệp cần sử dụng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp: .......................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): .......................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Thông báo về việc hủy mẫu con dấu như sau:

1. Hình thức mẫu con dấu:

Mẫu con dấu (Đóng dấu trực tiếp vào đây)

Ghi chú

2. Thời điểm hết hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày .... tháng ... năm ...

Đề nghị Quý Phòng công bố việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, ghi họ tên)

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện hủy dấu

Thứ nhất, doanh nghiệp cần lưu ý về thời điểm hết hiệu lực. Thông thường, ngày hết hiệu lực của con dấu cũ nên là ngày ngay trước ngày con dấu mới có hiệu lực để đảm bảo tính liên tục trong việc ký kết văn bản, hợp đồng.

Thứ hai, theo khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc không thông báo hoặc thông báo chậm trễ có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Cuối cùng, sau khi đã thực hiện thủ tục hủy và thông báo mẫu mới thành công, doanh nghiệp nên có văn bản thông báo nội bộ và thông báo cho các đối tác, ngân hàng về việc thay đổi này để tránh các rắc rối trong giao dịch tài chính và dân sự.